Cómo configurar y utilizar las carteras de Asana para una mejor gestión de proyectos

Una persona sostiene un smartphone en el que se muestra la aplicación móvil Asana, que muestra carteras de Asana con coloridos iconos de carpetas.

Gestionar múltiples proyectos puede volverse rápidamente inmanejable sin un sistema claro. Los portafolios de Asana proporcionan una forma estructurada de seguir el progreso, monitorear los detalles clave y mantener todo en un solo lugar. Desde campañas de marketing hasta lanzamientos de productos y trabajos para clientes, los portafolios ofrecen una vista de alto nivel de todos tus proyectos sin necesidad de escarbar en múltiples tableros.

En esta guía, te mostraré cómo configurar y usar Asana Portfolios de manera efectiva. También cubriré las características clave, los casos de uso del mundo real y las herramientas potenciadas por IA que te ayudan a ahorrar tiempo y mejorar la visibilidad de los proyectos.

Principales conclusiones

  • Los portafolios de Asana no son lo mismo que los proyectos: mientras que los proyectos hacen un seguimiento de las tareas y los hitos, los portafolios proporcionan una visión general de alto nivel de varios proyectos, mostrando el progreso general, las actualizaciones de estado y la carga de trabajo del equipo en un solo lugar.

  • Los campos personalizados, las líneas de tiempo de las carteras y los cuadros de mando ayudan a los equipos a mantenerse organizados, proporcionando información en tiempo real sobre los plazos, la finalización de las tareas y la asignación de recursos.

  • Las actualizaciones de estado basadas en IA y los informes automatizados ahorran tiempo, eliminan la necesidad de comprobaciones manuales y facilitan las actualizaciones de las partes interesadas.

  • Asana Portfolios está disponible en los planes Advanced y Enterprise, y ofrece herramientas esenciales para equipos que gestionan múltiples proyectos a escala.

¿Qué es una cartera de Asana?

Un portafolio de Asana te brinda una visión general de alto nivel de varios proyectos de Asana en un solo lugar. En lugar de saltar entre proyectos individuales, puedes agrupar el trabajo relacionado en portafolios, hacer un seguimiento del progreso del proyecto y obtener actualizaciones en tiempo real sobre los hitos del proyecto, las tareas atrasadas y las tareas incompletas, todo sin escarbar en múltiples tableros.

👉 Casos de uso de las carteras:

Los equipos de marketing controlan las campañas de marketing, los calendarios de contenidos y los lanzamientos de productos en una cartera dedicada al equipo de marketing.
Los equipos de planificación de eventosorganizan la logística para diferentes ubicaciones, realizando un seguimiento de los proyectos por día y gestionando un desglose detallado de las tareas.
Los equipos de productos supervisan los lanzamientos de funciones, controlan los límites de la cartera y coordinan el trabajo entre departamentos con elementos de contenido de la cartera anidados.
Los equipos de liderazgo utilizan una cartera ejecutiva para revisar las iniciativas clave, realizar un seguimiento del progreso de las iniciativas de mayor envergadura y controlar el trabajo en toda la empresa.

Con la línea de tiempo de la cartera y las opciones de filtrado, como la cartera por estado, los equipos pueden obtener una imagen completa de la situación sin pasar horas haciendo un seguimiento manual de todo.

¿Quién puede utilizar las carteras?

Disponible en Asana Advanced y Enterprise
Si estás en los planes gratuitos o de inicio, no tendrás acceso a esta función.

Paso 1: Crear su primera cartera

Crear un portafolio en Asana

Crear un portafolio en Asana es fácil. He aquí cómo:
1️⃣ Navega a la sección Portafolios en Asana.
2️⃣ Haz clic en Crear portafolio y dale un nombre significativo (por ejemplo, "Campañas de marketing Q2").
3️⃣ Comienza a agregar proyectos a tu portafolio. Puedes seleccionar proyectos existentes o incluso anidar portafolios uno dentro de otro.

Consejo profesional: Puedes crear "carteras anidadas", es decir, una cartera dentro de otra, para gestionar estructuras de trabajo complejas.

Paso 2: Seguimiento del progreso del proyecto en las carteras

Una vez configurada su cartera, podrá seguir el progreso de todos los proyectos de un vistazo.

Asana portafolio vs Asana proyecto

Características principales:

✔️ Actualizaciones de estado: actualice el estado del proyecto (en curso, en riesgo, fuera de curso) directamente dentro de la cartera.
✔️ Seguimiento de tareas e hitos: supervise el progreso en función de la finalización de tareas o el logro de hitos.
✔️ Campos personalizados: añada campos personalizados como niveles de prioridad, presupuestos o propietarios asignados.
✔️ Campos desplegables: extraiga datos existentes (como presupuestos o tiempo estimado) de proyectos individuales.

🔍 Ejemplo: Si cada proyecto ya realiza un seguimiento de los datos presupuestarios, puede acumular esos valores en la Cartera para ver una visión general del presupuesto total sin necesidad de introducir manualmente los números.

Paso 3: Visualizar los datos del proyecto con cuadros de mando y cronogramas

Los portafolios de Asana facilitan el seguimiento del progreso con herramientas de visualización incorporadas.

Características principales:
✔️ Calendario de la cartera - Consulte los calendarios de los proyectos, ajuste los plazos y detecte solapamientos.
✔️ Panel de control - Utilice paneles y gráficos personalizados para realizar un seguimiento de las métricas clave.
✔️ Agrupación y filtrado: organice los proyectos por estado, prioridad o hitos para obtener una visión más clara.
✔️ Perspectivas basadas en IA - Obtenga actualizaciones automatizadas del estado de la cartera para obtener resúmenes rápidos.

🔍 Ejemplo: Si estás gestionando varias campañas de marketing, la línea de tiempo de la cartera muestra todos los plazos de un vistazo, mientras que la vista general del panel destaca el porcentaje de tareas completadas, las tareas atrasadas y los hitos clave en tiempo real.

Paso 4: Administrar la carga de trabajo del equipo con Asana Portfolios

Carga de trabajo de Asana

El sitio Carga de trabajo le ayuda a equilibrar las tareas y evitar el agotamiento mediante el seguimiento de la capacidad del equipo en tiempo real.

Características principales:
✔️ Descripción general de la capacidad del equipo - Vea las tareas asignadas y la carga de trabajo de un vistazo.
✔️ Tiempo estimado frente a tiempo real - Controle cuánto tiempo tardan las tareas en comparación con las estimaciones iniciales.
✔️ Reasignación mediante arrastrar y soltar - Cambie fácilmente las tareas si alguien está sobrecargado.

🔍 Ejemplo: Si un miembro del equipo supera su capacidad de artículos, puede redistribuir rápidamente las tareas de alta prioridad para equilibrar la carga de trabajo.

Consejo profesional: Utiliza campos personalizados como el porcentaje de tareas completadas o el esfuerzo con las carteras para perfeccionar el seguimiento de la carga de trabajo. 🚀

Paso 5: Exportar informes y compartir información sobre la cartera

Mantén informadas a las partes interesadas con informes rápidos y compartibles de Asana Portfolios.

Características principales:
✔️ Exportación a Google Sheets - Analice los datos de la cartera en detalle con informes personalizados.

✔️ Exportación a PowerPoint - Exporte detalles de cartera, actualizaciones de estado e hitos a diapositivas con sólo unos clics.
✔️ Resúmenes en PDF - Genere actualizaciones de estado de cartera limpias para el liderazgo.
✔️ Resúmenes asistidos por IA - Automatice las actualizaciones de proyectos para su equipo.

Reflexiones finales: Por qué Asana Portfolios transformará tu flujo de trabajo

Gestionar múltiples proyectos sin un sistema claro ralentiza a los equipos. Asana Portfolios ofrece una forma estructurada de seguir el progreso del proyecto, supervisar la carga de trabajo del equipo y consolidar las actualizaciones en un solo lugar. En lugar de perseguir actualizaciones de estado o juntar información en diferentes herramientas, los portafolios te dan una visión general de alto nivel en tiempo real para que puedas concentrarte en la ejecución. Funciones como los campos personalizados, las líneas de tiempo de las carteras y las perspectivas basadas en IA facilitan el seguimiento de los plazos, la asignación de recursos y la toma de decisiones basadas en datos sin conjeturas.

Si tu equipo necesita una mejor visibilidad e informes de los proyectos, al actualizar a los planes Advanced y Enterprise de Asana se desbloquean funciones clave de Portfolio. Como socio de soluciones de Asana, ayudamos a los equipos a encontrar el plan adecuado, y puedes obtener hasta un 15% de descuento en licencias de Asana al comprar a través de nosotros. Reserva una demo para ver cómo Asana Portfolios puede mejorar tu flujo de trabajo.

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