¿Cómo se compara Asana con otras soluciones de gestión del trabajo?
Dirigir una empresa requiere muchas técnicas de organización que ayudan a agilizar y mejorar la comunicación. Con tantos sistemas de gestión de tareas que existen, ¿por qué elegimos Asana?
Asana es nuestra herramienta de gestión del trabajo preferida porque ayuda a las empresas a agilizar su comunicación y a no desviarse de sus tareas.
En este artículo, quiero destacar las principales características, beneficios e incluso algunos inconvenientes (porque no es para todo el mundo.) Este sistema ha funcionado bien para mi empresa y nuestros clientes, y no puedo recomendarlo lo suficiente.
Por qué es tan importante el software de gestión laboral
Quizá piense que su empresa no es lo suficientemente grande como para plantearse una plataforma de gestión del trabajo. Al contrario, incluso los equipos pequeños necesitan un sistema que les mantenga al día. Coordinar proyectos, programar las tareas de los empleados y planificar el proceso de ejecución puede resultar confuso para empresas de cualquier tamaño. Ahí es donde entra en juego el software de gestión del trabajo.
Tanto si se trata de una empresa unipersonal como de una corporación más grande con varios equipos, estos sistemas le ayudarán a organizar su carga de clientes y evitarán que se le caiga la baba. A medida que crezca tu negocio, te alegrarás de tener sistemas, porque facilita mucho el seguimiento de lo que hay que hacer para cada uno de tus clientes.
Un sistema de gestión del trabajo le permite:
Almacene toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar.
Cree tareas específicas para cada proyecto.
Seguimiento del tiempo dedicado a proyectos internos y externos.
Comunicar a los demás miembros del equipo las tareas que deben realizarse.
Asigne tareas a los empleados con fechas de vencimiento y;
Informe sobre el estado de los trabajos.
Estas son sólo algunas de las formas en que una plataforma de gestión del trabajo puede mantenerle a usted y a su equipo en el buen camino.
Por qué recomendamos Asana
Cuando uno busca el software de gestión laboral que mejor se adapte a las necesidades de su empresa, las funciones suelen ser lo primero que explora. En mi empresa, quiero utilizar un sistema de gestión que ofrezca una amplia variedad de funciones, permitiéndome elegir exactamente cómo personalizar la organización dentro de mis equipos.
A continuación te mostramos algunas de las principales características de Asana.
Juntas de proyecto
Si alguna vez has trabajado con una herramienta de gestión de proyectos, probablemente estés familiarizado con los tableros. Estos tableros digitales actúan como notas adhesivas virtuales que permiten editar, mover y seguir el progreso del trabajo. Las funciones de lista y cronograma pueden conectarse a estos tableros (o alternar entre estas distintas vistas), lo que permite a cualquiera seguir los pasos de proyectos y tareas.
Funciones de gestión de proyectos
Los sistemas de gestión del trabajo suelen incluir funciones de gestión de proyectos. Esta función te ayuda a gestionar tus proyectos de principio a fin, quién está trabajando en cada paso y editar todo lo que necesites. También puede ayudarte a hacer un seguimiento de necesidades específicas, como:
Tareas y subtareas
Secciones de proyectos
Seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos
Fechas de vencimiento y husos horarios
Tareas de multihoming
Reglas y automatizaciones
Cuando tienes muchas manos trabajando en un proyecto, es fácil perder de vista ciertos pasos del proceso. Con Asana, puedes controlar fácilmente en qué parte del proceso te encuentras y retomarlo donde lo dejaste.
Gestión de carteras
Si quieres una función que te dé una visión general de muchos proyectos a la vez, la función Portafolio de Asana puede tener lo que necesitas. Esta función te permite hacer un seguimiento de los plazos, el progreso y las actualizaciones de cada proyecto de tu empresa. También puede darte información sobre los recursos específicos que necesitas y cómo diversificar cada uno. Esta función también es útil para realizar un seguimiento de los objetivos basados en el trabajo.
Control administrativo
Muchas empresas, incluida mi consultoría, gestionan proyectos para otros clientes. Esto requiere que las empresas tengan altos estándares de privacidad para proteger a la empresa y al cliente. Los controles de permisos y privacidad de Asana permiten al equipo de administración de proyectos personalizar la configuración de cada proyecto. La seguridad de los datos es otra característica clave que protege y hace copias de seguridad de los datos en un servidor separado para una seguridad óptima.
Autenticación de dos factores
Esta es una función de seguridad que hará que Asana te envíe un email con un código adicional cuando inicies sesión en tu cuenta. Tener esta función activada también te alertará si un usuario no autorizado está intentando ingresar a tu cuenta.
Control del tiempo
El control del tiempo para la gestión de tareas es importante por dos razones. Permite a la administración hacer un seguimiento de cuánto tiempo asignar a determinadas tareas y agilizar el registro de tiempos para las nóminas. También ayuda a la persona asignada a la tarea a reservar tiempo suficiente para completarla.
Asana te permite establecer el seguimiento del tiempo en un proyecto. Puedes configurarlo con un tiempo estimado de finalización, así como el tiempo real que tomó completar la tarea. A medida que se agrega tiempo al proyecto, el tiempo total se contabiliza automáticamente. Dispone de una función de temporizador en tiempo real que te permite poner en marcha el reloj cuando empiezas a trabajar y pararlo cuando terminas. Esta función facilita el seguimiento preciso del tiempo que se tardó en realizar una tarea.
Beneficios de usar Asana para tu negocio
Asana es una de las formas más sencillas de agilizar las tareas y hacer un seguimiento del trabajo para tu empresa. Veamos algunas de las ventajas de utilizar este sistema para tu negocio.
Esquema claro y sencillo
¿Alguna vez has intentado elaborar un proyecto para tu equipo pero has tenido problemas para terminarlo a tiempo? Tal vez tu equipo se reunió varias veces para ver cómo lograr el objetivo pero les costó seguir los pasos. El sistema de Asana hace que sea más fácil alcanzar las metas de tu proyecto con un esquema claro y simple del proceso. Incluso tienes acceso a varias plantillas para comenzar.
Mejora la comunicación
La comunicación es esencial para el éxito de toda empresa, especialmente cuando se gestionan proyectos. Asana brinda a los miembros del equipo pasos de acción que reducen la lucha por comenzar. Es fácil distraerse con el correo electrónico y las actualizaciones de las reuniones, y esto puede quitar tiempo para terminar el proyecto. Dado que cada miembro del equipo tiene acceso a las funciones de cronograma y tareas, todos pueden mantenerse en la misma página y completar el proyecto a tiempo.
Agiliza la colaboración
Trabajar en cualquier proyecto requiere el compromiso de todo el equipo. Asana ofrece la posibilidad de comunicación en tiempo real, para que los miembros del equipo puedan compartir información de manera eficaz y aumentar la productividad. Esta característica también puede aumentar la responsabilidad, ya que todos saben quién está trabajando en qué tarea y cuándo lo están haciendo. Las funciones de integración con terceros de Asana también aumentan la comunicación al mejorar las capacidades de generación de informes.
Opción de plan gratuito
Si eres una empresa pequeña o estás empezando con el software de gestión del trabajo, Asana ofrece un plan gratuito para tus necesidades de gestión de tareas. Algunos sistemas de software no ofrecen esta opción, por lo que esto definitivamente puede ayudar a las empresas más pequeñas a comenzar con la organización. Si bien no tendrás acceso completo a todas las funciones, tendrás acceso ilimitado a funciones como seguimiento del tiempo, mensajería, listado de proyectos y tareas, y más.
Inconvenientes del uso de Asana
Como todos los sistemas de gestión de tareas, Asana tiene algunos inconvenientes que quiero compartir contigo. Si me conoces, sabes que me encanta Asana, pero la verdad es que Asana no es para todos. Estas son algunas de las formas en que Asana puede no ser adecuado para tu equipo.
Puede abrumar a los nuevos usuarios
Si no estás familiarizado con las soluciones de gestión del trabajo, es posible que te sientas abrumado cuando utilices Asana por primera vez. Honestamente, este podría ser el caso con todo software nuevo. Sin embargo, si alguna vez has estado en algún otro sistema como Clickup o Monday, te resultará más fácil navegar por Asana. Debido a este hecho, ofrecemos capacitación y onboarding de Asana servicios para nuevos usuarios. Por lo general, vemos que las luces se encienden después de una sesión de 60 minutos.
Una cosa que aprecio de Asana es que tienen un gran servicio de atención al cliente. Si tienes preguntas o te cuesta hacer que el sistema haga lo que quieres, puedes ponerte en contacto con ellos y te ayudarán.
Tareas asignadas a un único destinatario
Cuando trabajas en varios proyectos o tienes varias personas asignadas a una tarea específica, la productividad suele aumentar. Sin embargo, Asana solo proporciona seguimiento para una tarea de una sola persona. Si bien esto puede limitar la confusión sobre quién está trabajando en cada tarea, dificulta la asignación de varias personas a una tarea.
Lo que hacemos en su lugar, es crear un duplicado de la tarea (Asana lo hace fácil) para que varios usuarios puedan completar la versión de la tarea que se les asigna.
No se puede crear un gráfico Burn-Down
Un gráfico de desgaste es un gráfico de gestión de proyectos que predice la probabilidad de que tu equipo complete su tarea a tiempo. Asana tiene algo llamado Plantillas de planificación de sprints que puede mostrar cuánto trabajo queda en una iteración específica. Sin embargo, no muestra cuánto trabajo queda en un proyecto.
No hay forma de crear una estructura de desglose del trabajo (EDT)
Desafortunadamente, Asana no tiene la capacidad de crear una EDT para tus proyectos. Si dependes del uso de una EDT para planificar y proyectar el alcance de un proyecto, puede que esta no sea la plataforma adecuada para ti.
En general, en cuanto a las necesidades básicas diarias del usuario, Asana puede hacer lo mismo que cualquier otra plataforma de gestión del trabajo.
Es importante recordar que las soluciones de gestión del trabajo no son sistemas de talla única. Yo trabajo con muchas empresas que utilizan diferentes soluciones para organizar su empresa y agilizar eficazmente la comunicación si usted está buscando más consejos sobre la mejor manera de agilizar sus proyectos y aumentar la eficiencia, ponte en contacto conmigo hoy mismo.
