5 pasos para crear un plan de mejora de procesos
En el trabajo diario, a menudo encontrará momentos en los que los procesos parecen no ser tan eficientes como le gustaría. Se producen retrasos, los miembros del equipo se estresan y, a veces, los clientes no quedan plenamente satisfechos. Aquí es donde un plan de mejora de procesos bien pensado puede marcar la diferencia. Actúa como una guía que le ayuda a evitar estos problemas comunes haciendo que sus procesos empresariales sean más eficientes y sencillos de principio a fin.
¿Qué es un plan de mejora de procesos y por qué lo necesita?
Un plan de mejora de procesos es básicamente un plan de juego para hacer mejor las cosas en el trabajo.
Es un documento estratégico que describe cómo identificar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes en su organización para alcanzar nuevas metas y objetivos.
La importancia de contar con este plan es que facilita el trabajo a todos. Cuando las tareas son sencillas y las cosas se hacen sin contratiempos, su equipo no se encontrará con tantos problemas estresantes e inesperados. Los clientes estarán satisfechos porque reciben exactamente lo que quieren sin demora. Además, su empresa puede hacer más cosas sin que ello suponga una presión o un coste adicional para su equipo.
Paso 1: Identificar las áreas de mejora
La tarea de perfeccionar su flujo de trabajo comienza con un poco de trabajo detectivesco. Se trata de identificar las áreas críticas en las que los procesos pueden no avanzar con fluidez. Empiece por aquí.
Planifique su proceso:
Para empezar mapear el proceso actual de principio a fin en un formato visual (consulte nuestra guía completa sobre el mapeo de procesos). Esto podría implicar diagramas de flujo, diagramas u otras herramientas de visualización para representar cada paso del proceso. Durante la elaboración del mapa, se suele implicar a diferentes partes interesadas que pueden aportar información sobre cada etapa del proceso.
Identificar los problemas (análisis de los puntos débiles):
Una vez que tenga una representación visual clara del proceso, será más fácil identificar y señalar dónde se producen los problemas y los cuellos de botella. Puedes volver a revisar el mapa de procesos y comentarlo con tu equipo o las partes interesadas para entender dónde y por qué se producen los problemas.
Profundizar en los "porqués":
Una vez identificadas las áreas problemáticas, empiece a preguntarse por las causas que las originan:
¿Por qué existe este cuello de botella en concreto?
¿Cuáles son los factores causantes de este retraso o error?
¿Aparecen problemas o patrones similares en estas áreas problemáticas?
¿El problema está en un solo punto o está causando problemas en otras áreas a lo largo del proceso?
¿Cómo afecta esta cuestión a nuestros resultados y objetivos generales?
Paso 2: Establecer objetivos claros de mejora de procesos
El siguiente paso para crear su plan de mejora de procesos es establecer objetivos ambiciosos pero tangibles y alcanzables.
Adoptar objetivos SMART
A la hora de definir sus objetivos, opte siempre por el método de probada eficacia enfoque SMART: Elija objetivos que sean Específicos y directos, Mensurables para realizar un seguimiento, Alcanzables para ser realistas, Pertinentes para el contexto empresarial actual y Con plazos para mantener el impulso y la atención.
Por ejemplo, si su objetivo es mejorar la interacción con sus clientes, su objetivo SMART podría ser el siguiente:
Específicos: Reducir el tiempo de espera de los clientes en las llamadas de asistencia.
Mensurable: Reducir el tiempo medio de espera de 5 a 2 minutos.
Alcanzable: Implantar un sistema de atención al cliente actualizado (que incorpore chatbots, por ejemplo) y formación.
Pertinente: Mejora la satisfacción y retención de los clientes.
Con plazos: Conseguirlo en los próximos 6 meses.
Alinee los objetivos con su empresa y su equipo
Asegúrese de que sus objetivos de mejora de procesos coinciden con sus objetivos empresariales generales. Es importante que cada objetivo haga avanzar la empresa y tenga una resonancia positiva en el equipo para evitar el agotamiento y fomentar una cultura de crecimiento. Además, mantener un enfoque centrado en el cliente garantiza que los efectos de las mejoras mejoren directamente la experiencia del cliente para aumentar su satisfacción y fidelidad.
Priorice sus objetivos
Es muy tentador enumerar cien objetivos de mejora en los que trabajar. Pero un cambio impactante requiere concentración, por lo que debe identificar y centrarse en objetivos que prometan el máximo impacto con un esfuerzo relativamente manejable. De este modo, garantizará un progreso constante sin agotar sus recursos. Además, asegúrese de obtener victorias rápidas para alimentar la motivación de su equipo y crear impulso.
Paso 3: Elabore su plan de mejora
Ahora que tiene una imagen clara de sus procesos actuales, ha hecho agujeros en todas las partes problemáticas y ha fijado sus objetivos, es hora de poner en marcha su plan de mejora de procesos. Esto implica rediseñar los mapas de procesos y ponerlos a prueba para validar su eficacia.
Rediseñe sus mapas de procesos:
Ha llegado el momento de volver a la mesa de dibujo y trazar una versión mejorada de su proceso. El objetivo aquí es aplicar los cambios que abordan los problemas que has identificado previamente e incorporar soluciones para agilizar el proceso.
Integrar soluciones informáticas
Investigar e integrar soluciones de software (como las herramientas de gestión del trabajo) para automatizar las tareas recurrentes y gestionar sus proyectos y tareas de forma más eficaz. Asegúrate de que estas integraciones estén alineadas con los objetivos que has fijado para tus esfuerzos de mejora.
Asegúrese de mantener informado a su equipo. Su experiencia sobre el terreno es importante para configurar procesos que no sólo sean eficientes, sino también fáciles de usar. Asegúrate de que los cambios facilitan su trabajo, no añaden obstáculos adicionales.
Paso 4: Aplicar el plan de mejora
Poner en práctica un plan puede ser tan crucial como crearlo. Aquí se pasa suavemente de la mesa de dibujo al lugar de trabajo.
Póngalo a prueba
Antes de implantar el nuevo proceso en todo el equipo, elija a un pequeño grupo de personas para probarlo. Un ensayo con un subconjunto del equipo te ayuda a ver el nuevo proceso en acción sin arriesgarte a que se produzcan trastornos generalizados.
Recopile opiniones: Participe con su grupo piloto y recopile información sobre lo que ha funcionado y lo que no. Analice si el nuevo proceso mejora la velocidad, la facilidad y la eficiencia general.
Iterar: A partir de la información recibida, ajuste los procesos según sea necesario. Este paso iterativo puede repetirse varias veces y el objetivo es garantizar que el proceso esté lo más pulido posible antes de su implantación a gran escala.
Documéntelo todo: Asegúrese de que se registran todos los ajustes, cambios y comentarios. Esta documentación servirá de guía para la aplicación actual y se convertirá en un recurso para cualquier iniciativa futura de mejora de procesos.
Una vez que esté seguro de los nuevos cambios, puede aplicarlos a todo el equipo/departamento.
Mantener a todo el mundo informado
Desde la cúpula directiva hasta el equipo de operaciones, asegúrese de que todo el mundo es consciente de los qués, los porqués y los cómos de los cambios que se están produciendo. Las actualizaciones periódicas, las guías sencillas y los canales de comunicación abiertos a preguntas y comentarios pueden facilitar la transición y reducir las probabilidades de encontrar resistencia.
Proporcionar apoyo y formación
Aquí hay que unir entusiasmo y capacidad. Asegúrese de que su equipo no sólo está motivado para el nuevo proceso, sino también bien equipado para llevarlo a cabo. La creación de un sólido sistema de apoyo con numerosas sesiones de formación, recursos fácilmente disponibles y un servicio de asistencia técnica con capacidad de respuesta significa que nadie tendrá que luchar con el nuevo orden de las cosas. Siempre es una buena idea atender a las distintas preferencias de aprendizaje con talleres prácticos, guías visuales y manuales paso a paso para garantizar que nadie se quede atrás.
Paso 5: Evaluar y ajustar
Por último, ahora que tu plan está en marcha, es fundamental que sigas de cerca el desarrollo de los acontecimientos. ¿Recuerdas los objetivos y parámetros que fijaste anteriormente? Este es el momento de compararlos con los resultados reales.
Controle sus progresos
Utiliza herramientas de seguimiento y cuadros de mando para ver cómo avanzan las cosas, comparando los resultados actuales con los objetivos que te propusiste alcanzar. ¿Las tareas se completan más rápido? ¿Se cometen menos errores? Las respuestas a estas preguntas serán clave para saber si los cambios están orientando las cosas en la dirección correcta.
Crear un bucle de retroalimentación
Establezca un canal fácil y abierto para que su equipo comparta sus opiniones y experiencias con el nuevo proceso. Puede ser un registro semanal, un buzón de sugerencias digital o reuniones periódicas del equipo.
Manténgase ágil
Es posible que su plan necesite algunos ajustes sobre la marcha, y eso está perfectamente bien. Acepta la necesidad de adaptarte y prepárate para hacer ajustes rápidos e inteligentes a medida que aprendas más de la aplicación en curso. Esto puede significar revisar los pasos, redefinir las funciones o perfeccionar los plazos.
Esperamos que esta guía le haya resultado útil como punto de partida en su viaje hacia la mejora de procesos. Navegar por la mejora a mayor escala puede resultar complejo y para eso estamos mi equipo y yo.
Nuestras soluciones están diseñadas para ayudarle a optimizar sus flujos de trabajo, reducir el agotamiento y obtener visibilidad de su trabajo para que pueda estar al tanto de las solicitudes y asegurarse de que todo el mundo trabaja de forma eficiente. Concierte una llamada con nosotros hoy mismo.
