Cómo migramos 200 proyectos de Wrike a Asana en solo 4 semanas
ENFOQUE
Optimización de procesos, migración de sistemas y formación
SOLUCIONES
Recreación de flujos de trabajo en Asana, Creación automatizada de tareas y gestión de flujos de trabajo, Cuadros de mando e informes personalizados en Asana, Integración de Asana con Slack y Jira.
EQUIPOS TRANSFORMADOS
Equipo de marketing
DURACIÓN DEL PROYECTO
4 semanas
PRINCIPALES CONCLUSIONES
200 proyectos migrados de Wrike a Asana en sólo 4 semanas. Los flujos de trabajo se reconstruyeron desde cero para adaptarse a las necesidades de cada equipo sin interrupciones.
Los flujos de trabajo automatizados reducen el trabajo manual. La creación, asignación y actualización de tareas se realiza ahora automáticamente, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
Los paneles personalizados mejoran la visibilidad. Los gestores de proyectos ahora pueden hacer un seguimiento de todas las solicitudes de admisión y proyectos en un solo lugar, lo que agiliza y facilita la toma de decisiones.
Integración perfecta con Slack y Jira. Las notificaciones en tiempo real y la colaboración entre equipos mejoraron la comunicación y la eficiencia.
Los equipos recibieron formación práctica y apoyo continuo. Las sesiones de formación, la documentación y las mejoras continuas garantizaron una transición fluida.
Imagine gestionar cientos de proyectos en 30 equipos, cada uno con sus propias necesidades y flujos de trabajo. Ahora, añada el estrés de migrar estos proyectos a un nuevo sistema, y remátelo con la presión de un plazo ajustado. Este fue el escenario de nuestro cliente reciente, el equipo de marketing de una organización deportiva profesional líder, que necesitaba trasladar sus operaciones de Wrike a Asana solo cuatro semanas antes del inicio de la temporada.
La presión había aumentado.
Desafíos:
Datos y proyectos desarticulados: La necesidad de migrar datos y proyectos de Wrike a Asana.
Plazos ajustados: El proyecto tenía que estar terminado antes del inicio de la temporada deportiva, lo que imponía plazos estrictos.
Ambigüedad del alcance: Falta de claridad inicial sobre los requisitos del proyecto y el alcance detallado.
Restricciones presupuestarias: El proyecto debía ejecutarse con un presupuesto limitado.
Complejidad de la integración: Necesidad de integrar múltiples herramientas y automatizar flujos de trabajo sin problemas.
Objetivos:
Integración: Integra a la perfección Asana con herramientas existentes como Logiforms, Jira y Slack.
Automatización: Automatice los flujos de trabajo para reducir las tareas manuales y mejorar la eficiencia.
Personalización: Crea plantillas de proyectos a medida y campos personalizados para cada equipo.
Colaboración: Mejora la colaboración entre equipos manteniendo la privacidad de los datos.
Había mucho en juego. Para mantener la reputación de la liga, su ventaja competitiva y su liderazgo en marketing deportivo, era muy necesario mantener la fluidez de las operaciones y apoyar los esfuerzos de marketing de la liga.
Para afrontar estos retos y cumplir nuestros objetivos, seguimos un planteamiento estructurado que garantizara el éxito de la transición y la implantación. Nuestra solución implicó una cuidadosa planificación y ejecución, centrándonos en la migración de datos, la creación de proyectos y carteras personalizados, la integración de herramientas esenciales, la automatización de los flujos de trabajo y la prestación de formación y asistencia completas.
Aplicación
Configuración inicial:
Recreación del flujo de trabajo: Reconstruimos cuidadosamente todos los flujos de trabajo de Wrike en Asana, empezando desde cero. Nos aseguramos de que cada proyecto activo, tarea y pieza importante de información se recreara con precisión para que todo funcionara sin problemas. Nuestro principal objetivo era garantizar que el equipo de marketing no sufriera interrupciones y tuviera fácil acceso a todo en Asana.
Configuración de proyectos y carteras: Configuramos más de 200 proyectos personalizados y los organizamos en carteras específicas para cada equipo. Cada cartera se adaptó para gestionar los flujos de trabajo y los requisitos de datos específicos de los 30 clubes. De este modo, nos aseguramos de que todos los datos necesarios se capturaran y organizaran de forma que los equipos pudieran gestionar fácilmente sus flujos de trabajo. Conectamos su herramienta existente de formularios de admisión de terceros, que ya les gustaba y utilizaban, a los proyectos de admisión en Asana. Esto dirigió todas las solicitudes a un tablero central de "todos los clubes" para una mayor visibilidad, mientras que cada club gestionaba sus solicitudes específicas dentro de su propia cartera.
Tableros e informes personalizados: Configuramos paneles personalizados y herramientas de informes en Asana para el equipo de gestión de proyectos. Estos tableros proporcionaron visibilidad de todas las solicitudes de admisión y proyectos, permitiéndoles ver todo en un solo lugar y gestionar el flujo de trabajo de manera eficiente. El panel de control ayudó al equipo de gestión de proyectos a tener una visión clara de todas las actividades y a tomar decisiones informadas con mayor rapidez.
"¡Fantástico y abundante trabajo! Estos (plantillas de proyectos personalizados y flujos de trabajo de automatización) estaban justo en la nariz!"
- Vicepresidente de Operaciones de Marketing
Automatización y normas:
Automatización de tareas: Para agilizar los procesos, creamos reglas para la creación, asignación y notificación automática de tareas. Esto significaba que cada vez que se enviaba un formulario a través de Logiforms, Asana creaba automáticamente una tarea, la asignaba al proyecto de equipo adecuado y notificaba a los miembros del equipo correspondientes. Esta automatización eliminó la necesidad de intervención manual, lo que redujo errores y ahorró tiempo. Por ejemplo, si se enviaba una solicitud de campaña de marketing, el sistema creaba tareas automáticamente, las asignaba al responsable de la campaña y notificaba a todos los colaboradores.
Integraciones de herramientas: Dimos un paso más y desarrollamos integraciones con Slack y Jira para mejorar la comunicación y el seguimiento de tareas a través de canales en los que ya confían. La integración con Slack permitió recibir notificaciones y actualizaciones en tiempo real para que los miembros del equipo estuvieran siempre informados del estado de las tareas. La integración de Jira, por su parte, facilitó un mejor seguimiento y gestión de las tareas de desarrollo, vinculándolas a la perfección con las actividades de marketing en Asana. De este modo, todos los miembros del equipo tenían acceso en tiempo real a la información que necesitaban.
Pruebas e iteración:
Pruebas exhaustivas: Realizamos pruebas exhaustivas para asegurarnos de que todos los flujos de trabajo y las integraciones funcionaban correctamente. Esto incluyó pruebas de aceptación del usuario (UAT), en las que el equipo de marketing probó el sistema para asegurarse de que satisfacía sus necesidades. Simulamos varios escenarios y flujos de trabajo para identificar y solucionar cualquier problema antes de la implantación final.
Mejoras iterativas: Basándonos en los comentarios del equipo de marketing, iteramos sobre el sistema para perfeccionarlo y solucionar los problemas que surgían. Para ello, ajustamos los campos personalizados, las reglas de automatización y las integraciones en función de las experiencias y sugerencias de los usuarios.
Actualizaciones eficientes: Utilizamos la función Bundles de Asana para agilizar la gestión de varios proyectos. La función nos permitió agrupar los atributos de los proyectos, de modo que cualquier cambio en las reglas o automatizaciones pudiera aplicarse a todos los proyectos relacionados simultáneamente. Esto redujo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para actualizar cada proyecto individualmente.
Formación y apoyo:
Capacitación integral: Brindamos una capacitación exhaustiva para garantizar que el equipo de marketing pudiera usar Asana de manera efectiva. Esto incluyó demostraciones en vivo, sesiones de capacitación práctica y documentación detallada. Nuestras sesiones de capacitación cubrieron todo, desde la navegación básica hasta las funciones avanzadas de automatización, para garantizar que el equipo pudiera aprovechar al máximo el nuevo sistema.
Asistencia continua: Para garantizar una transición sin problemas, ofrecimos asistencia continua para cualquier pregunta o problema que surgiera. Esto incluyó controles regulares, asistencia para la solución de problemas y capacitación adicional según fuera necesario. Nuestro equipo de soporte estuvo siempre disponible para ayudar al equipo de marketing a sacar el máximo provecho de Asana.
Resultados
La implementación de Asana para el equipo de marketing produjo mejoras significativas en su eficiencia y colaboración. Estos son los resultados clave:
Eficiencia mejorada: La automatización de tareas rutinarias como la creación de tareas, la asignación y las notificaciones redujo drásticamente el trabajo manual. Esto liberó tiempo valioso para actividades estratégicas y redujo el riesgo de errores humanos.
Mejor colaboración: La integración de Asana con Slack y Jira mejoró la comunicación y el seguimiento de tareas. Las notificaciones en tiempo real en Slack mantuvieron a todos informados, mientras que la integración con Jira permitió una mejor coordinación entre los equipos de marketing y desarrollo.
Soluciones personalizadas: Creamos más de 200 plantillas de proyecto personalizadas con campos y reglas específicos adaptados a las necesidades de cada equipo. Si el equipo necesita cambiar o aplicar modificaciones más adelante a cualquiera de los campos personalizados o automatizaciones que hemos puesto en marcha, puede aplicarlos todos fácilmente utilizando los paquetes que hemos creado.
Mejor visibilidad: Los cuadros de mando personalizados y las herramientas de elaboración de informes proporcionaron al equipo de gestión de proyectos una visión completa de todas las solicitudes de admisión y los proyectos. Esta mayor visibilidad permitió tomar decisiones más rápidamente y detectar más fácilmente los cuellos de botella.
Implantación con éxito: A pesar del ajustado plazo de cuatro semanas, el proyecto se completó a tiempo, preparando a la organización para la nueva temporada con un sólido sistema de gestión de proyectos.
Conclusión
A pesar de la escasez de tiempo y el presupuesto limitado, garantizamos una transición fluida de Wrike a Asana, convirtiendo lo que suele ser un esfuerzo estresante en una experiencia perfecta. No solo migramos todos los flujos de trabajo con precisión, sino que también dejamos los procesos mejor de lo que los encontramos implementando automatizaciones e integraciones que centralizaron el trabajo y redujeron las tareas manuales.
Estamos aquí para ayudarle
Estamos aquí para transformar sus flujos de trabajo organizativos y la colaboración en equipo, y poner fin al agotamiento del equipo. Concierte una llamada con nosotros para saber cómo nuestros servicios de optimización de procesos y soluciones de software pueden satisfacer sus necesidades específicas e impulsar el éxito en sus proyectos.
