Las reuniones no suelen ser lo mejor de nuestra jornada laboral. Entre tomar notas y asegurarnos de que esas promesas de "volvamos en círculo" llevan realmente a alguna parte, las reuniones pueden parecer una sangría para la productividad. Por eso, en Cirface, hemos recurrido a Fellow como nuestro asistente de reuniones para que nos ayude en todas las fases de nuestras reuniones.

Fellow es un asistente de reuniones con inteligencia artificial que hace todo el trabajo pesado durante nuestras llamadas. Crea agendas, graba automáticamente las reuniones e incluso nos recuerda los puntos clave y los puntos de acción para mantener el rumbo. Esta herramienta ha ha cambiado por completo nuestra forma de de principio a fin.

En este artículo, te explicaré cómo utilizamos Fellow en cada fase de nuestras reuniones, desde la planificación y la celebración de la reunión hasta el seguimiento posterior, y las funciones que lo convierten en una parte esencial de nuestra pila tecnológica.

Cómo Fellow AI Meeting Assistant transforma cada fase de nuestras reuniones

Antes de la reunión: Preparación y planificación

Las grandes reuniones empiezan con una gran preparación y Fellow se ocupa de todos los detalles para que las reuniones sean un éxito.

Informes previos a las reuniones y plantillas de reuniones

Fellow es el único tomador de notas de reuniones que te ayuda a prepararte antes de tus reuniones con una galería de más de 500 plantillas de agenda de reuniones para elegir y un espacio dedicado para planificar los puntos de discusión por adelantado. Les gusta decir que una reunión mal transcrita sigue siendo una mala reunión, por lo que la función de agenda de Fellow ayuda a los equipos a planificar sus reuniones y puntos de discusión para que siempre sean un buen uso del tiempo.

Otra característica de Fellow AI que destaca en lo que respecta a la preparación son los informes previos a la reunión que Fellow envía antes de una reunión, recordándote lo que se discutió y decidió en la iteración anterior de esta reunión. Gracias a Fellow, siempre estamos preparados cuando vamos a reunirnos internamente o con clientes de Cirface.

Propósito claro y recordatorios de la agenda

En Cirface, también hemos adoptado una función para empresas en Fellow llamada Directrices para reuniones, que es un conjunto de funciones que permite a los líderes de las organizaciones automatizar las políticas de reuniones para mejorar la cultura en toda la organización.

Una de las funciones más útiles de las Pautas para las reuniones es el aviso de propósito de la reunión, que le recuerda a usted, como organizador, que debe definir objetivos claros antes de que se celebre la reunión. No solo eso, sino que Fellow también envía recordatorios de la agenda a todos los implicados para que contribuyan con puntos de debate de forma que la agenda esté completa.

Fellow incluso va un paso más allá con su regla"sin agenda, no hay atención". Sólo este aviso nos ha ahorrado a mí y a mi equipo horas de tiempo perdido. Cuando una reunión carece de orden del día, Fellow sugiere reprogramarla o cancelarla. Ahora, cuando no hay un plan claro, Fellow nos ayuda a preparar rápidamente un orden del día, a reprogramar la reunión cuando estemos mejor preparados o simplemente a resolverlo por correo electrónico.

Gestión de asistentes

Fellow también vigila la lista de asistentes. Si el número de participantes supera un límite establecido, Fellow lo marca y le pide que reconsidere quién necesita realmente estar allí. De este modo, se reduce la asistencia a los participantes esenciales para el debate y se crea un entorno en el que todos los asistentes tienen la oportunidad de contribuir.

Aún mejor, Fellow te ayuda a visualizar el coste real de las reuniones con su Calculadora de Costes de Reuniones. La calculadora aparece en la invitación de tu calendario y te muestra el importe exacto en dólares en función del tiempo y los salarios de los asistentes. Ver el coste real hace que te lo pienses dos veces antes de decidir quién tiene que estar allí y cuánto tiempo debe durar la reunión. Cuando un registro rutinario cuesta 400 dólares por hora, es más fácil tomar decisiones inteligentes sobre la lista de asistentes y la duración de la reunión, o sobre la necesidad de celebrarla.

Días sin reunión y límites de horas

Fellow no sólo protege tus reuniones, sino que también vela por tu bienestar y productividad. Con Días Sin Reuniones, puedes bloquear días enteros para centrarte en el trabajo. Y con los Límites Semanales de Horas de Reunión, Fellow hace un seguimiento de tu agenda y te avisa antes de que te sobrecargues de reuniones, lo que te ayuda a seguir siendo productivo y evitar el agotamiento de las reuniones seguidas.

Reuniones rápidas

La función Reuniones rápidas de Fellow crea automáticamente un tiempo de espera entre llamadas, reduciendo las reuniones de 30 minutos a 25 minutos y las sesiones de una hora a 50 minutos. Estos pequeños intervalos evitan las reuniones consecutivas y te dan tiempo para procesar o preparar la siguiente llamada.

Durante la reunión: Mantener el rumbo

Las reuniones suelen ir muy deprisa y puede ser difícil seguir el ritmo y, al mismo tiempo, participar de forma significativa. Ahí es donde entra en juego Fellow, que actúa como asistente práctico durante la reunión para mantenerte centrado.

Transcripción y grabación de reuniones

Una de las características más destacadas de Fellow, y sin duda una de las favoritas de los fans de Cirface, es su Copiloto de Reuniones AI. Copilot graba y transcribe las reuniones automáticamente y captura cada punto, acción y decisión en tiempo real. Esta función ha mejorado enormemente mi concentración durante las reuniones, permitiéndome participar plenamente en la discusión sin la distracción de tomar notas o la preocupación de perderme algo importante mientras intento apuntarlo todo.

Tomar notas en colaboración

Pero si prefieres escribir tus propias notas, Fellow también te lo pone fácil. La plataforma ofrece a todos los participantes la flexibilidad de documentar los puntos de acción o los detalles clave con sus propias palabras. Su inteligente y sencilla extensión de Chrome se muestra como un práctico widget en el lateral de la pantalla, justo dentro de la plataforma de llamadas. De este modo, puedes centrarte en la conversación mientras tomas notas sin apartar la vista ni perder de vista lo que se está debatiendo.

Pregunte a Copilot

En mi humilde opinión, Ask Copilot es, con diferencia, la función más alucinante. Si se te escapa algo o necesitas recordar algo de lo que se está hablando, sólo tienes que escribir tu pregunta y Copilot escaneará la transcripción de la reunión para recuperar la información que necesitas en cuestión de segundos. Si eres como yo y odias interrumpir el flujo de la conversación con "Perdona, ¿cuál era ese plazo?" o "¿Podrías repetir ese último punto?", Ask Copilot es tu salvavidas en las reuniones.

También puedes utilizar Ask Copilot después de la reunión para profundizar o aclarar detalles, pero hablaremos de ello más adelante.

Después de la reunión: Del debate a la acción

Una reunión sólo adquiere valor cuando conduce a la acción, y ahí es donde Fellow brilla de verdad.

Resúmenes generados por IA

En cuanto termina la reunión, Fellow crea un resumen conciso de todos los puntos clave, decisiones y acciones. No se trata de una transcripción literal, sino de un resumen centrado en lo que realmente importa.

Este AI para reuniones envía automáticamente por correo electrónico el resumen y la grabación de la reunión a todos los asistentes. Esto significa que, aunque te hayas perdido algún detalle o no hayas tenido tiempo de tomar tus propias notas, Fellow te tiene cubierto y alineado con todo tu equipo en los siguientes pasos.

Acciones e integraciones

Como era de esperar, una de las cosas que más me gustan de Fellow es la facilidad con la que gestiona los elementos de acción y los integra en las herramientas que ya utilizamos. Como usuarios y socios acérrimos de Asana, esto ha agilizado por completo nuestra forma de trabajar.

Durante una reunión, todos los elementos de acción que introduzcas en Fellow se vinculan instantáneamente y se recrean como tareas en el proyecto de Asana correspondiente. Esto elimina la necesidad de transferir manualmente tus tareas o preocuparte de que alguien olvide lo que se supone que debe hacer.

Lo que hace que esta integración sea aún mejor es la sincronización bidireccional, lo que significa que si alguien marca una tarea como completa en Asana, se actualiza en Fellow automáticamente y lo mismo ocurre a la inversa.

Pregúntale a Copilot(¡otra vez!)

Ask Copilot de Fellow es tan útil después de la reunión como durante ella. Si estás revisando un proyecto o tratando de aclarar algo que surgió en la discusión, puedes simplemente pedirle a Copilot que obtenga la información que necesitas.

Por ejemplo, si alguien menciona ideas para una campaña en redes sociales o mensajes clave, puede pedir a Copilot que extraiga esos detalles de la conversación. A continuación, Copilot puede ayudarle a organizar esa información en pasos prácticos, como diseñar gráficos para las redes sociales o redactar el contenido del correo electrónico de lanzamiento, e incluso sugerir plazos o dependencias.

Puedes ir un paso más allá y pedirle a Copilot que te ayude a redactar un resumen del proyecto con tu equipo. He descubierto que Copilot es más útil cuando aprendes a hacer las preguntas adecuadas. Últimamente, he perfeccionado mis preguntas para que sean aún más detalladas. En lugar de preguntas básicas como"¿De qué hemos hablado?". he aprendido a ser más específico:"Muéstrame todas las cuestiones presupuestarias de nuestra planificación del primer trimestre" o"Enumera todas las tareas necesarias para impulsar nuestra nueva campaña". Cuanto más detalladas eran mis preguntas, mejor funcionaba Copilot.

Análisis de reuniones

Por último, no hay nada mejor para mejorar que los números. Los análisis integrados de Fellow ofrecen información detallada que facilita la comprensión y la mejora de sus hábitos de reunión. Realiza un seguimiento de métricas clave como cuántas de tus reuniones tienen orden del día, cuánto tiempo dedica tu equipo a las reuniones frente al trabajo centrado y la higiene general del calendario.

Estas cifras le ayudan a detectar patrones que de otro modo no percibiría, de modo que puede descubrir ineficiencias y abordarlas directamente. Además, lo que me parece realmente útil es lo flexible y detallado que es el panel de control. Puedes filtrar por tiempo, equipos específicos o incluso colaboradores individuales para ver exactamente dónde se necesitan ajustes y mantener a tu equipo responsable.

Seguridad y conformidad

Las reuniones pueden contener mucha información confidencial para las organizaciones. Las empresas que cotizan en bolsa confían en Fellow como el tomador de notas de reuniones con IA más seguro y preciso:

Los administradores de Fellow disponen de controles exclusivos para gestionar el acceso seguro y el cumplimiento de la normativa.
Fellow se sincroniza con su HRIS para que la provisión y la desprovisión sean automáticas
Fellow cumple con SOC 2 Tipo 2 y está preparado para GDPR

Así es como mi equipo y yo en Cirface utilizamos Fellow como nuestro asistente de reuniones. Ha aportado concentración a nuestras reuniones y claridad a nuestros seguimientos para que podamos centrarnos en el trabajo real. Si tus reuniones necesitan estructura y tu equipo necesita tener claro quién hace qué, Fellow puede ser el asistente que no sabías que necesitabas. Consigue un 10% de descuento en tu primer año de Fellow con nuestro código de descuento.

Fellow Review: El mejor asistente de reuniones con IA para reuniones internas y externas