Cómo documentar fácilmente sus procesos mediante vídeo: Guía paso a paso
Todos estamos de acuerdo en que una documentación documentación de procesos ya no es sólo algo que está bien tener, sino un activo esencial que puede ayudarle a mantener la eficacia de su equipo, garantizar la coherencia y facilitar la formación de nuevos empleados. Pero la idea de crear documentos y guías detallados puede resultar desalentadora, sobre todo si tiene un equipo pequeño o no dispone de recursos dedicados. La buena noticia es que probablemente ya tenga todo lo que necesita para empezar. A continuación le explicamos cómo puede aprovechar el poder (y la comodidad) del vídeo para documentar sus procesos empresariales con facilidad.
El poder del vídeo en la documentación de procesos
La documentación en vídeo aporta dinamismo a sus procedimientos normalizados de trabajo (PNT). Al incorporar movimiento y sonido, los vídeos añaden una capa de comprensión y compromiso que los documentos de texto por sí solos no pueden igualar. Las investigaciones sugieren que, si bien sólo se retiene un pequeño porcentaje de la información escrita, la combinación de elementos visuales y sonoros puede aumentar significativamente este índice de retención del 25% al 60%. del 25% al 60%. La documentación en vídeo aprovecha esta ventaja combinando señales visuales con instrucciones verbales, lo que mejora enormemente la retención de la información y facilita la comprensión de procedimientos complejos.
Preparación para la documentación de procesos por vídeo
Antes de empezar a documentar los procesos de vídeo, hay que tener un plan claro. A continuación se indican dos pasos importantes a tener en cuenta.
Determinar los procesos que deben documentarse
Empiece por determinar qué procesos se beneficiarían más de la documentación. Busque tareas complejas, propensas a errores o que se consulten con frecuencia. Estos son sus puntos de partida. Después, considere los procesos que son críticos para el éxito de su empresa o los que representan una parte esencial de las operaciones diarias de su equipo. Piense también en documentar los procesos que puedan verse afectados por cambios futuros o que puedan beneficiarse de una optimización. optimización.
2. Asignar a la persona adecuada
La mejor persona para documentar un proceso suele ser la que lo conoce a la perfección. No siempre se trata del jefe de equipo, sino de alguien de su equipo que realice la tarea con regularidad y comprenda sus entresijos. Otra cosa que hay que tener en cuenta es la capacidad de comunicación de la persona y su habilidad para captar la atención del público a través del vídeo. Verás que el carisma de alguien ante la cámara puede ayudar mucho a compartir conocimientos.
Documente su proceso en vídeo
Ahora que ya tienes un plan en el que se describen los procesos que hay que documentar y quién los va a llevar a cabo, vamos a centrarnos en cómo puedes documentar tus procesos utilizando el vídeo.
Elegir un programa de vídeo
Utilizando herramientas como Telar para la documentación de procesos ofrece varias ventajas sobre la grabación de vídeo tradicional y la carga de archivos. Simplifican el proceso de creación y compartición y eliminan la necesidad de almacenar grandes archivos. Además, estas herramientas permiten obtener información directa en los vídeos e incluir enlaces que facilitan la documentación del proceso. Este enfoque simplificado hace que la documentación del proceso sea accesible y atractiva.
2. Seguir las mejores prácticas
Hay algunas prácticas recomendadas que debes seguir al grabar tu proceso en vídeo. En primer lugar, hay que dar prioridad a la nitidez del vídeo y el audio. No hace falta un equipo de gama alta para hacer capturas de pantalla eficaces; los micrófonos integrados y las cámaras de los portátiles suelen ser suficientes. Asegúrate de que el entorno de grabación esté libre de distracciones. Sé conciso en tus explicaciones, dividiendo los procesos complejos en pasos comprensibles. Por último, la edición puede mejorar el producto final recortando las partes innecesarias.
3. Complementar los vídeos con PNT escritos
Complementar los vídeos con procedimientos normalizados de trabajo escritos mejorará enormemente la comprensión y la retención, al tiempo que ofrecerá una referencia rápida para detalles complejos que podrían perderse u olvidarse después de ver un vídeo. Los PNT escritos garantizan que todos los pasos están documentados y pueden seguirse o consultarse fácilmente sin necesidad de volver a ver el vídeo entero. Además, este doble enfoque de la documentación de procesos se adapta a diferentes estilos de aprendizaje y refuerza la comprensión del proceso mediante explicaciones visuales y textuales.
4. Construya su base de conocimientos
Hay multitud de plataformas adecuadas para crear una base de conocimientos, cada una con características únicas para apoyar la organización y accesibilidad de su contenido. Las opciones van desde intranets y herramientas de documentación dedicadas como Confluence y Notion hasta servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive y Microsoft OneDrive.
Sin embargo, crear una base de conocimientos completa implica algo más que seleccionar una plataforma. Hay que tener en cuenta cómo se organiza la información y cómo se accede a ella. Intente clasificar el contenido por departamento, proyecto o tipo de proceso para que la navegación sea intuitiva. Utilice etiquetas o palabras clave para facilitar la búsqueda.
5. Revisar y actualizar periódicamente los contenidos
Para que su base de conocimientos siga siendo pertinente y útil, establezca una rutina de revisión y actualización de contenidos. Esto ayudará a que toda la información sea pertinente y refleje los procesos, herramientas y procedimientos más recientes. Decida con su equipo un calendario de revisión (trimestral, semestral o anual) para evaluar y actualizar los contenidos en función de los cambios en sus operaciones o de los comentarios de su equipo.
Documentar sus procesos empresariales no tiene por qué ser una tarea abrumadora reservada a las grandes empresas con abundantes recursos. Con sólo la cámara de su portátil y un software gratuito como Loom, puede crear una documentación valiosa y atractiva que contribuya al éxito de su equipo. Empiece con un proceso, vea la diferencia que marca y construya gradualmente una base de conocimientos exhaustiva que sustente su eficacia operativa y su crecimiento.
