Sustituir las hojas de cálculo por Asana: La historia de éxito de Growthpharm
SOLUCIÓN
Recepción centralizada de solicitudes de clientes en Asana, flujo de trabajo de blog y correo electrónico mejorado, paneles de control universales para perspectivas, proyectos y carteras de servicios específicos.
EQUIPOS TRANSFORMADOS
Servicios al cliente
Marketing
INDUSTRIA
Marketing sanitario
Growthpharm, una agencia de marketing sanitario de Austin (Texas), prosperaba con más de 50 clientes y un equipo cada vez mayor. Pero el rápido crecimiento planteaba retos. Los procesos y la comunicación se rompían, las tareas se dispersaban y los sistemas existentes no daban abasto.
Se esforzaban por gestionar las solicitudes de los clientes de forma eficaz, utilizando HubSpot para los tickets y hojas de cálculo para las aprobaciones de contenido. Sin un flujo de trabajo claro ni integración, se perdían detalles importantes, lo que ralentizaba a su equipo y arriesgaba retrasos.
PRINCIPALES CONCLUSIONES
Sustituyó las hojas de cálculo por Asana para agilizar la aprobación de contenidos y eliminar el seguimiento manual.
Recepción centralizada de solicitudes de clientes en Asana mediante un sistema basado en formularios para mejorar el enrutamiento y la ejecución de tareas.
Creación de proyectos y carteras de Asana específicos de cada servicio para realizar un seguimiento de las tareas de los distintos servicios.
Creación de paneles personalizados de Asana para obtener información en tiempo real sobre la carga de trabajo, el progreso de las tareas y las aprobaciones.
Desarrolló flujos de trabajo de Asana escalables para respaldar la expansión de GrowthPharm y la eficiencia del equipo.
Cómo es la recepción de solicitudes en Asana
Cómo la dispersión de herramientas se convirtió en un cuello de botella para el crecimiento
A medida que Growthpharm se expandía, sus procesos tenían dificultades para seguir el ritmo de las exigencias de la gestión de más de 50 clientes. Los principales retos eran:
↳ Gestión de tareas dispersa: Las solicitudes de los clientes se canalizaban en HubSpot, pero las tareas creadas carecían de detalles, lo que dificultaba que el equipo las entendiera y ejecutara de manera eficiente. Las tareas a menudo se perdían, lo que provocaba retrasos.
Proceso ineficaz de aprobación de contenidos: Las aprobaciones mensuales por correo electrónico y blog dependían de hojas de cálculo, que consumían mucho tiempo y eran propensas a errores. El seguimiento manual del progreso añadía una complejidad innecesaria.
↳ Fallos de comunicación: Sin una plataforma centralizada, la comunicación interna se resentía. Los equipos no podían ver fácilmente el estado de las tareas ni saber quién era responsable de qué, lo que provocaba confusión y desajustes.
Growthpharm necesitaba un sistema racionalizado para centralizar las tareas y mejorar la comunicación. Querían flujos de trabajo automatizados, una estructura escalable y una mejor visibilidad de las tareas para seguir el ritmo de su crecimiento y cumplir con sus clientes.
Teníamos un plan: Racionalización de las operaciones de Growthpharm
Trazamos los flujos de trabajo de Growthpharm durante las sesiones de descubrimiento con el objetivo de identificar sus puntos débiles y comprender lo que había que hacer para agilizar sus operaciones. A partir de lo que aprendimos, trazamos los siguientes objetivos:
Agiliza la recepción de solicitudes de clientes: Crea un proceso de admisión centralizado y basado en formularios en Asana para capturar todas las solicitudes de los clientes y las iniciativas internas. Establece un sistema de triaje para dirigir las tareas a los miembros adecuados del equipo de forma eficiente.
✅ Reemplaza las aprobaciones manuales de contenido: Desarrolla un flujo de trabajo de producción de blogs y correos electrónicos en Asana para reemplazar el proceso basado en hojas de cálculo por un sistema más ágil para la creación de contenido, las aprobaciones de los clientes y la publicación.
✅ Optimiza la interacción entre HubSpot y Asana: Explora formas de alinear los procesos de HubSpot y Asana para una mejor gestión de tareas.
Mejore la visibilidad y la colaboración: Construye un sistema de proyectos maestros, carteras y cuadros de mando para que los equipos y la dirección supervisen mejor el progreso de las tareas, la asignación de recursos y los entregables a los clientes.
Establecer una base escalable: Diseñar flujos de trabajo y sistemas que pudieran crecer con la empresa para que el equipo pudiera adaptarse y optimizarse fácilmente a medida que su base de clientes y sus operaciones internas se ampliaran.
"Realmente ha cambiado muchas cosas para nosotros. Creo que estábamos en un punto en el que esto era muy necesario y nos ha hecho más organizados. Empezamos a implementar nuestra propia organización dentro de Asana, así como a configurar otros proyectos."
- Asa Brown | Directora de Operaciones y Cuentas, Growthpharm
Unirlo todo con Asana
Con un plan claro, diseñamos y aplicamos soluciones para abordar los retos a los que se enfrentaba Growthpharm. Nuestro objetivo era agilizar sus flujos de trabajo y dotar a su equipo de herramientas y recursos para lograr una productividad sostenible a largo plazo.
Recepción centralizada de solicitudes de clientes
Para abordar su disperso proceso de solicitudes de clientes, diseñamos un sistema de admisión centralizado en Asana. Mediante un formulario personalizado, las solicitudes de los clientes y las iniciativas internas podían capturarse y convertirse automáticamente en tareas detalladas. Estas tareas se clasificaron, asignaron y enviaron a los miembros del equipo adecuados en función del tipo de servicio y del cliente.
Aunque exploramos la posibilidad de integrar HubSpot con Asana para agilizar la creación de tareas, después de revisar los flujos de trabajo y las prioridades del equipo, determinamos que utilizar el formulario de entrada personalizado de Asana proporcionaba la mayor claridad y flexibilidad. Al hacerlo, eliminamos el desorden innecesario y nos aseguramos de que cada tarea incluyera los detalles correctos para su ejecución.
Blog y flujo de trabajo de correo electrónico mejorados
Para reemplazar su blog basado en hojas de cálculo y el proceso de aprobación por correo electrónico, desarrollamos una sólida plantilla de proyecto en Asana. Esta plantilla agilizó la cadencia mensual de creación de contenidos, aprobaciones de clientes y publicación. Colaboramos con el equipo de Growthpharm a través de vídeos grabados y sesiones en directo para perfeccionar la plantilla hasta asegurarnos de que se ajustaba perfectamente a su flujo de trabajo. Una vez aprobada, desplegamos la plantilla para cada cliente y creamos un proyecto maestro para proporcionar una visión de alto nivel de todas las tareas relacionadas con el contenido.
Gestión personalizable de las tareas de los clientes
La gestión de las tareas específicas de los clientes se simplificó después de que colaboráramos con Growthpharm para mejorar su plantilla de proyecto "Client Ticket & Tasks". Aunque ya disponían de una versión básica, trabajamos con ellos para personalizarla y optimizarla. Esto incluyó la creación de nuevas vistas, el perfeccionamiento de las secciones y la automatización de cómo las tareas se movían a través del flujo de trabajo. Estas mejoras centralizaron todas las tareas específicas del cliente en un proyecto único y bien organizado, agrupadas por estado y prioridad para una clara visibilidad del progreso. Implantamos la plantilla optimizada en todos los clientes activos para asegurarnos de que la gestión de tareas sigue siendo coherente y clara.
Proyectos y carteras de servicios específicos
Para obtener una visión holística de las tareas de todos los servicios, diseñamos proyectos específicos para cada servicio, como el desarrollo de Shopify y los anuncios de pago. Estos proyectos permitieron a Growthpharm supervisar fácilmente las tareas relacionadas con los servicios de todos los clientes. Además, creamos una cartera de clientes principal con subcarteras para cada cliente con el fin de consolidar todos sus proyectos en un solo lugar para una mejor supervisión y gestión.
Cuadros de mando universales
Para proporcionar información práctica, creamos tres paneles de informes universales en Asana. El panel "Tickets y tareas" registraba el estado de las solicitudes de los clientes y el tiempo empleado en cada fase. El panel "Recursos" ofrecía una visión clara de la carga de trabajo del equipo, mientras que el panel "Correo electrónico y blog" controlaba el progreso de la aprobación y publicación de contenidos. Estos cuadros de mando proporcionaron a Growthpharm los datos en tiempo real que necesitaba para tomar decisiones informadas con rapidez.
Bases escalables para el crecimiento
Por último, creamos soluciones escalables para apoyar el crecimiento continuo de Growthpharm. Establecimos una base flexible para Growthpharm que pudiera escalar junto con sus ambiciones, mediante la implementación de flujos de trabajo dinámicos, proyectos maestros integrales y sistemas estratégicos de gestión de carteras que pudieran adaptarse con la misma fluidez que evolucionaba su negocio.
En lugar de limitarnos a entregar herramientas, invertimos en las capacidades de su equipo a través de sesiones de formación inmersivas. sesiones de capacitación y documentación de procesos grabada en video para capacitarlos para navegar con confianza y expandir su ecosistema de Asana de manera independiente. Este doble enfoque en la infraestructura escalable y la capacitación del equipo se centró en sentar las bases para que Growthpharm prospere en cada etapa de su expansión continua.
"Nuestra experiencia con Cirface ha superado nuestras expectativas. El equipo de Cirface es increíble: muy paciente, profesional y ¡es genial trabajar con ellos! Desde el principio, estaba claro que habíamos tomado la decisión correcta al asociarnos con Cirface. Estamos deseando volver a trabajar juntos para futuros proyectos."
- Asa Brown | Directora de Operaciones y Cuentas, Growthpharm
Del caos a la claridad y al crecimiento seguro
Con flujos de trabajo recién racionalizados y un Asana optimizado, Growthpharm vio mejoras significativas en sus operaciones:
↠ El equipo recuperó horas valiosas gracias a la automatización inteligente. Al eliminar la introducción manual de datos y simplificar los flujos de trabajo de contenidos, el equipo pudo centrarse en estrechar las relaciones con sus clientes y obtener resultados.
↠ Ahora los equipos trabajan mejor con una visión clara de todo. Los nuevos cuadros de mando muestran a todos exactamente qué está pasando y quién está haciendo qué. Esta claridad reduce la confusión, elimina los cuellos de botella y hace que todo el mundo avance.
↠ Ahora la empresa está preparada para crecer más y más rápido. Su nuevo sistema gestiona fácilmente más clientes y miembros del equipo. Lo que antes les suponía un esfuerzo, ahora funciona como un reloj, lo que les da confianza para expandirse sin preocupaciones.
↠ El equipo pasó de apagar fuegos constantemente a centrarse en la mejora continua. Entusiasmados por estos cambios, empezaron a buscar activamente formas de optimizar otras áreas de sus operaciones.
Estamos aquí para ayudarle
Estamos aquí para transformar sus flujos de trabajo organizativos y la colaboración en equipo, y poner fin al agotamiento del equipo. Concierte una llamada con nosotros para saber cómo nuestros servicios de optimización de procesos y soluciones de software pueden satisfacer sus necesidades específicas e impulsar el éxito en sus proyectos.
