Ampliando el marketing global de Neo4j con flujos de trabajo centralizados en Asana
SOLUCIONES
Proceso de admisión centralizado en Asana, gestión automatizada de tareas con plantillas de Asana, formación en Asana, soporte mensual continuo de Asana
EQUIPOS TRANSFORMADOS
Equipo global de marketing
El éxito de una empresa suele traer consigo nuevos retos. Para Neo4jlíder en bases de datos gráficas y análisis, el crecimiento dio lugar a una compleja red de dificultades operativas. A medida que la empresa se expandía por todo el mundo, con equipos de marketing repartidos por Norteamérica, EMEA y APAC, sus procesos, antes eficientes, empezaron a ralentizarse. Tareas sencillas como la gestión de un seminario web o el lanzamiento de una campaña de correo electrónico se convirtieron en empresas complicadas, atascadas por la ineficacia y la falta de comunicación.
Principales conclusiones
Todas las solicitudes de marketing pasan ahora por Asana. Se acabaron los formularios dispersos, todo está centralizado en un sistema de admisión para facilitar el seguimiento.
Las automatizaciones de Asana reducen el trabajo manual. Las tareas se crean y enrutan automáticamente, ahorrando a los equipos la introducción repetitiva de datos.
Las plantillas personalizadas de Asana agilizan los flujos de trabajo. Tareas recurrentes como webinars y campañas ahora se lanzan instantáneamente con plantillas pre-construidas.
Los equipos globales colaboran sin problemas en Asana. Los equipos de marketing de todas las regiones pueden alinear prioridades y ejecutar campañas de forma eficiente.
El soporte continuo de Asana mantiene todo optimizado. A medida que evolucionan las necesidades de Neo4j, proporcionamos mejoras continuas a los flujos de trabajo y los procesos.
Los retos: Procesos fragmentados, cargas de trabajo manuales y equipos aislados
A medida que las operaciones de marketing de Neo4j se expandían por todo el mundo, empezaron a surgir varios retos críticos:
Procesos fragmentados: Con equipos repartidos por varias regiones, Neo4j luchaba con flujos de trabajo fragmentados. Cada región gestionaba sus propias actividades de marketing de forma independiente, lo que provocaba una duplicación de esfuerzos, prácticas incoherentes y falta de coordinación. Esta fragmentación dificultaba el mantenimiento de un enfoque unificado de las campañas globales, lo que ralentizaba la ejecución y reducía la eficacia general.
Carga de trabajo manual abrumadora: La gestión de seminarios web globales, campañas de correo electrónico y operaciones de marketing obligaba a los equipos de Neo4j a enviar varios tickets para cada tarea. Por ejemplo, un único seminario web podía implicar hasta 23 solicitudes distintas en diferentes equipos, cada una de las cuales requería su propio envío. Este proceso manual consumía mucho tiempo, era propenso a errores y dejaba a los equipos abrumados por el trabajo administrativo.
Uso incoherente de las herramientas: Neo4j confió inicialmente en otra herramienta de gestión del trabajo para gestionar sus tareas de marketing, pero las limitaciones de la plataforma se hicieron cada vez más evidentes a medida que crecían sus necesidades. Las automatizaciones rígidas y el gran número de tableros necesarios para gestionar diferentes tareas creaban confusión en lugar de claridad.
Comunicación en silos: Los distintos departamentos de Neo4j, como los de creación de contenidos, marketing por correo electrónico y redes sociales, trabajaban en silos, lo que provocaba una duplicación de esfuerzos y una comunicación deficiente. Las solicitudes separadas para tareas relacionadas significaban que la información a menudo se perdía o se malinterpretaba, lo que complicaba aún más la ejecución de las actividades de marketing.
Soluciones
Para hacer frente a los retos de NeoTech, adoptamos un enfoque integral que implicaba profundizar en sus flujos de trabajo existentes, identificar los puntos débiles y colaborar estrechamente con sus equipos para diseñar soluciones a medida. Empezamos creando formularios de admisión de flujos de trabajo que recogían todos los detalles necesarios por adelantado, lo que nos permitió diseñar las soluciones más eficaces para cada una de sus necesidades. Con una comprensión clara del alcance del trabajo, implementamos soluciones que centralizaron el proceso de admisión de Neo4j, agilizaron sus operaciones de marketing y mejoraron la coordinación entre todos los equipos y regiones.
How This Solution Works
Proceso de admisión centralizado
Uno de los cambios más significativos que implementamos fue el desarrollo de un proceso de admisión centralizado, que sirvió de base para el renovado sistema de gestión del flujo de trabajo de Neo4j. Anteriormente, Neo4j dependía de múltiples formularios y tableros en su antigua herramienta de gestión del trabajo para gestionar diversas solicitudes relacionadas con marketing y eventos. Para solucionar esto, diseñamos un formulario de admisión único y dinámico en Asana que pudiera consolidar todos los tipos de solicitudes relacionadas con marketing y eventos en un proceso optimizado.
Así funcionaba el proceso de admisión centralizado:
Consolidación de solicitudes:
En lugar de hacer malabarismos con varios formularios para distintos tipos de tareas y regiones, lo reunimos todo en un único lugar. Este formulario era el punto de entrada para todas las solicitudes, ya estuvieran relacionadas con la creación de contenidos, el marketing por correo electrónico, las redes sociales o los seminarios web globales. La consolidación de las solicitudes en un único formulario redujo drásticamente la carga administrativa de los equipos de Neo4j y minimizó la posibilidad de errores.
2. Lógica de ramificación para la personalización:
Lo que diferencia a los formularios de Asana de los de otras herramientas de gestión del trabajo es su lógica de bifurcación. Esta característica permite que el formulario se adapte según el tipo de solicitud que se envíe. Por ejemplo, si un vendedor necesitaba organizar un seminario web global, el formulario le solicitaría detalles relevantes para ese tipo específico de evento, como regiones involucradas, requisitos de contenido y plazos. Esta personalización permitió que cada solicitud fuera exhaustiva y se adaptara a los requisitos específicos del proyecto y, a su vez, ayudó a Neo4j a gestionar eficazmente sus tareas.
3. Enrutamiento automatizado y creación de tareas:
Una vez enviada una solicitud, la lógica del formulario determinaba automáticamente qué equipos debían participar y qué tareas debían crearse. Esta automatización reemplazó el proceso manual y propenso a errores que Neo4j utilizaba anteriormente, donde los miembros del equipo debían ingresar manualmente las tareas en múltiples tableros. Ahora, con las capacidades de automatización de Asana, las tareas se dirigían instantáneamente a los equipos y tableros adecuados, lo que garantizaba que no se pasara por alto ningún detalle y que todas las tareas se rastrearan en tiempo real.
4. Recreación y Optimización de Flujos de Trabajo:
Además de crear el formulario de admisión centralizado, también aprovechamos la oportunidad para reconstruir y optimizar todos los flujos de trabajo existentes de Neo4j que se habían gestionado anteriormente en su sistema anterior. De ese modo, pudimos aprovechar las funciones más avanzadas de Asana para crear procesos más eficientes e intuitivos. Por ejemplo, racionalizamos las dependencias de las tareas, introdujimos recordatorios automatizados y optimizamos el flujo de información entre departamentos.
"A medida que nuestro equipo de marketing crecía en tamaño y madurez, se hizo evidente que necesitábamos una actualización de procesos y tecnología. Cirface nos mostró, en lugar de solo decirnos, cómo nuestros procesos podían mejorar con la implementación de Asana, lo que fue un momento tipo 'ah-ha' realmente grande y un gran cambio para muchos de nuestros profesionales de marketing."
- Amanda Scigaj | Directora de Sistemas de Marketing y Operaciones de Campaña, Neo4j
Automatización de tareas repetitivas con plantillas personalizadas
Uno de los principales retos a los que se enfrentaba Neo4j era el proceso repetitivo y lento de enviar manualmente varios tickets para tareas similares en su sistema anterior, especialmente para actividades recurrentes como los seminarios web. Para solucionarlo, diseñamos y creamos seis plantillas personalizadas en Asana basadas en el tipo de actividad.
Estas plantillas se diseñaron para automatizar la creación de todas las tareas necesarias cuando se seleccionaba un tipo específico de actividad, como un seminario web. En lugar de introducir manualmente cada tarea para cada seminario web, la plantilla generaba automáticamente las tareas necesarias, incluida la creación de contenidos, la promoción en redes sociales, el envío de correos electrónicos y el seguimiento posterior al evento. Esta automatización redujo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para preparar cada evento, garantizando que se tuvieran en cuenta todos los pasos esenciales sin necesidad de realizar envíos repetitivos.
Además, cuando fue necesario, las plantillas se integraron con herramientas existentes como Workato para administrar automatizaciones y flujos de trabajo complejos. Esto hizo que el cambio a Asana fuera perfecto y ayudó a Neo4j a seguir utilizando las herramientas de las que dependían, a la vez que disfrutaban de la eficiencia mejorada del sistema de plantillas de Asana.
Capacitación en Asana
Con la complejidad de los proyectos de Neo4j y los nuevos flujos de trabajo que introdujimos, era importante dar a su equipo las habilidades que necesitaban para usar Asana de manera efectiva. Nuestro programa de capacitación fue diseñado para cubrir tanto los aspectos básicos para los usuarios cotidianos como las funciones más avanzadas para aquellos en puestos de liderazgo o especializados.
Formación básica
Las sesiones de formación básica se centraron en proporcionar al equipo de marketing de Neo4j las habilidades esenciales para navegar y utilizar Asana. Cubrimos temas importantes como comprender la diferencia entre tareas y proyectos, cómo usar el formulario de ingreso maestro y administrar los flujos de trabajo dentro de su espacio de trabajo. La capacitación fue práctica, lo que permitió a los miembros del equipo practicar el uso de los flujos de trabajo, las plantillas y los formularios personalizados que habíamos creado específicamente para ellos. Para asegurarnos de que todo el mundo tuviera acceso a la formación, grabamos estas sesiones para que los nuevos miembros del equipo pudieran utilizarlas en su incorporación, manteniendo a todo el mundo en la misma página.
Guías prácticas
Neo4j optó por una serie de recorridos prácticos con sus equipos. Las sesiones interactivas permitieron a los miembros del equipo practicar directamente el uso del formulario de admisión centralizado y las plantillas personalizadas. Cada recorrido se centró en casos de uso específicos y dio al equipo de marketing la oportunidad de hacer preguntas y recibir orientación personalizada.
Asistencia mensual de Asana
Después de configurar Asana para Neo4j, comprendimos que necesitarían soporte continuo para asegurarse de que el sistema continuaba funcionando bien para ellos a medida que sus necesidades evolucionaban. Nuestro paquete de soporte mensual fue creado para brindar a Neo4j la flexibilidad de ajustar y mejorar su configuración de Asana a medida que se familiarizaban con la herramienta.
Mejoras continuas: Nuestro soporte mensual permitió a Neo4j ajustar sus flujos de trabajo en Asana con el tiempo.
Ajustes personalizados: Neo4j disponía de un número determinado de horas al mes para solicitar cambios o mejoras en su configuración de Asana. Esto podía incluir pequeños ajustes o cambios más grandes, como ajustar la forma en que se iniciaban y administraban los proyectos. La atención se centró en mantener sus flujos de trabajo funcionando sin problemas y garantizar que todo se mantuviera en línea con sus objetivos.
Coherencia y eficacia: Dado que el mismo equipo que creó el sistema Asana de Neo4j también proporcionó su soporte mensual, pudimos realizar cambios de forma rápida y eficaz. Ya conocíamos su configuración por dentro y por fuera, por lo que pudimos incorporarnos directamente y realizar mejoras sin necesidad de aprender todo desde cero.
Flexibilidad para adaptarse: A medida que el uso de Asana por parte de Neo4j crecía, también lo hacían sus necesidades. Nuestro soporte mensual les dio la flexibilidad para hacer ajustes a medida que esas necesidades cambiaban, ya fuera mejorando la forma en que los equipos trabajaban juntos o refinando las dependencias de las tareas.
Tranquilidad: Incluso cuando el equipo de Neo4j adquirió más confianza en el uso de Asana, saber que podían solicitar asistencia siempre que fuera necesario les brindó tranquilidad. Si bien con el tiempo necesitaron menos ayuda, tener la opción de hacer cambios rápidos sin tener que traer un nuevo equipo fue una gran ventaja.
Resultados
El cambio a Asana mejoró significativamente las operaciones de marketing de Neo4j. Con flujos de trabajo centralizados, tareas automatizadas y formación exhaustiva, Neo4j estandarizó y agilizó sus procesos en todos sus equipos globales.
Mayor eficacia: El nuevo proceso de admisión centralizado y las plantillas personalizadas redujeron drásticamente el trabajo manual. Las tareas que antes requerían varios envíos ahora se automatizan, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
Mejora de la colaboración en equipo: Los flujos de trabajo nuevos y mejorados permitieron a los equipos colaborar con mayor eficacia, mantenerse alineados con las prioridades y mantener los proyectos en marcha sin problemas.
Mayor flexibilidad: A medida que las necesidades de Neo4j evolucionaban, podían ajustar fácilmente los flujos de trabajo en Asana. La asistencia continua permitió realizar personalizaciones sin problemas y ayudó al sistema a adaptarse a sus requisitos cambiantes.
Equipos capacitados: Nuestra capacitación brindó a los equipos de Neo4j las habilidades para usar Asana de manera efectiva, lo que los hizo más confiados y productivos. Las sesiones grabadas también garantizaron que los nuevos empleados pudieran ponerse al día rápidamente.
Estamos aquí para ayudarle
Estamos aquí para transformar sus flujos de trabajo organizativos y la colaboración en equipo, y poner fin al agotamiento del equipo. Concierte una llamada con nosotros para saber cómo nuestros servicios de optimización de procesos y soluciones de software pueden satisfacer sus necesidades específicas e impulsar el éxito en sus proyectos.
