Creación de sistemas creativos
En nuestro último episodio de "In Systems We Trust", hablamos con Matteo Cossu, que trabaja para New York Consolidated en el sector editorial. Como trabaja con ilustraciones y arte como gestor de proyectos, los proyectos en los que trabaja son muy complejos. Dice que es más como un productor de documentales, pero con libros y obras de arte.
A veces, en campos de trabajo creativos, puede ser difícil dar con sistemas y procesos específicos que ayuden. El amor de Matteo por los sistemas y procesos facilita su trabajo. Si quieres desarrollar sistemas similares en tu campo creativo, no te pierdas estos consejos.
Iniciar y mantener el proceso creativo
Cuando se trabaja con creativos, suele haber muchas partes en movimiento. A veces hay un artista, un diseñador gráfico, un director editorial, un redactor publicitario y más. Con tantas partes móviles, puede ser difícil conseguir un proceso fluido. Como gestor de proyectos, Matteo suele actuar de enlace entre los equipos creativos. Cuando se inicia un proyecto, es importante facilitar la comunicación entre los equipos e incluir en el plan tiempo más que suficiente para realizar las tareas.
Planificar un calendario creativo
En su trabajo, Matteo suele trabajar con libros ilustrados. Por eso, tarda unos 10 meses en terminar un libro. Sin embargo, como sabe que siempre debe dar más tiempo del necesario, establece un plazo de 12 meses.
¿Por qué debe dedicarse tiempo a planificar un proceso?
A veces ocurren cosas sin precedentes. Matteo ha tenido algunas ocasiones en las que los editores han necesitado más de una semana debido a sus agendas laborales o personales. Y otras veces, sus libros han caído literalmente al mar. Como no se había dado tiempo suficiente, fue una lección difícil de aprender. Así que prever imprevistos para asegurarse de tener tiempo suficiente para combatir estos acontecimientos sin precedentes es fundamental para el éxito.
¿Qué software utilizar para planificar el proceso creativo?
En Ditto, somos grandes fans de Asana, y resulta que Matteo también lo es. Hace que sea fácil mantener a todo el mundo organizado y moverse por los plazos cuando es necesario gracias a las tareas individuales. Aunque Matteo trabajó originalmente con algún otro software en el pasado que podría haber sido "más bonito", descubrió que Asana tenía todo lo que necesitaba a la hora de planificar un proceso creativo.
Organizar un proceso creativo
Cuando trabaja en el proceso creativo, Matteo investiga mucho. En un proceso creativo hay muchas partes interesadas, y él sabía que todas trabajan de forma diferente. También trabaja con muchos autónomos, por lo que tiene en cuenta sus horarios a la hora de organizar el proceso.
Paso 1: Hable con los miembros de su equipo
Antes de que Matteo establezca el proceso e introduzca todo en Asana, habla con los miembros de su equipo que están en el proyecto específico. A veces, son de la vieja escuela y sólo hacen las cosas en papel, lo que lleva más tiempo. A veces, los artistas tienen otros proyectos en marcha. Sea como sea, lo primero que debes hacer siempre es hablar con los miembros de tu equipo antes de elaborar un plan específico.
Paso 2: Crear o utilizar plantillas
Matteo ha creado muchas plantillas para sus procesos creativos. Como los proyectos que hacen varían, ha creado plantillas de procesos que hacen que todo vaya más fluido. Si no tienes una plantilla de proceso, asegúrate de crear una durante tu primer proceso creativo.
Él crea una plantilla de Asana con líneas de tiempo, y le da una fecha de inicio, y el resto de las tareas se llenan automáticamente con fechas. Esto le ayuda a no tener que calcular las fechas de vencimiento de las tareas cada vez. Condensó su proceso para ahorrar tiempo y facilitarle las cosas.
Paso 3: Asegúrese de que todas las herramientas están alineadas
Tu software y tus herramientas son tan buenos como los usuarios que los entienden. Si el equipo no entiende Asana, les costará ver las fechas de entrega y averiguar cómo funciona el software". Matteo y sus creativos utilizan Asana, Airtable, Adobe Creative Cloud, Google Drive y Dropbox.
El único problema que Matteo ha experimentado con esto es que algunas de estas herramientas se solapan. Por ejemplo, Google Drive y Dropbox pueden ser muy similares. Así que lo que él hace es decidir qué herramientas se utilizan para cada proyecto e insiste en una única carpeta compartida a la que todos puedan acceder en cualquier momento.
También lo hace porque trabaja con muchos autónomos. Así que, puede que él tenga el calendario establecido en Asana, pero el freelancer no, y en su lugar, Matteo simplemente exportará el calendario a Google Calendar, y eso es normalmente todo lo que necesitan los freelancers.
Los beneficios de los procesos creativos para el futuro
Para terminar el episodio, hablamos un poco del trabajo desde casa y de por qué tantas empresas se oponen a él. En pocas palabras, es porque no hay procesos lo suficientemente buenos en su lugar. Cuando tienes un proceso sólido escrito e implementado, ya sea en Asana o en otro software, eliminas al intermediario. Ya no necesitas esos recordatorios en persona. Así que trabajar desde casa puede ser tan productivo, si no más, que trabajar en persona cuando los procesos son sólidos.
Aunque lleva algún tiempo establecer un proceso creativo, merece la pena con creces. Hablamos de muchas más cosas con Matteo, y la información es inestimable. No te pierdas el episodio completo aquí.
