Reconocer el Scope Creep y eliminarlo para siempre

Todos sabemos que la ampliación del alcance es una realidad que todas las agencias deben esperar y planificar, pero es uno de los problemas más difíciles que experimentan. Se sabe que el término "ampliación del alcance" infunde miedo en los corazones de los gestores de proyectos, los propietarios de empresas e incluso los clientes.

¿Qué es el Scope Creep?

Se refiere a cómo los requisitos de un proyecto tienden a aumentar a lo largo de su ciclo de vida. Lo que en un principio era un único entregable se convierte en cinco. O a mitad del proyecto, las necesidades del cliente cambian, lo que provoca una reevaluación de los requisitos del proyecto. La causa suele ser el cambio de requisitos de los principales interesados en el proyecto o, a veces, la falta de comunicación y los desacuerdos internos.

Suele dar lugar a retrasos, bloqueos o superación del presupuesto del proyecto. Cuando se gestiona mal, los efectos de la ampliación del alcance pueden transformar proyectos rentables en pérdidas, dañar las relaciones con los clientes, destruir los plazos y ser muy duros para la moral y la motivación de los miembros del equipo.

El problema de la ampliación del alcance es que es difícil de detectar. Para cuando te das cuenta, tu equipo podría haber dedicado horas a tareas no facturables y tú habrías consumido recursos que debían emplearse en otras cosas. Es una dura lección que incluso las mejores agencias han tenido que aprender. Saber cómo gestionar y prevenir la ampliación del alcance puede marcar la diferencia entre un proyecto rentable y una pérdida empresarial.

Los costes inevitables del Scope Creep

Pérdida de rentabilidad: La ampliación del alcance significa hacer más trabajo por la misma cantidad de tiempo y dinero que se estimó en un principio. Por eso, supongo que no es de extrañar que casi el 40% de las agencias superen los presupuestos de sus proyectos por esta causa. Al fin y al cabo, las previsiones y estimaciones de costes iniciales no tienen en cuenta todas las horas adicionales que pasará el equipo volviendo a la mesa de dibujo, reelaborando y ajustando las cosas. En definitiva, aumenta los costes, requiere horas extra y merma la rentabilidad del proyecto.

Empleados agobiados y con exceso de trabajo: La ampliación del alcance ejerce una presión innecesaria sobre el equipo al obligarle a realizar más tareas en el mismo tiempo que el alcance original del proyecto. No sólo afecta al proyecto actual, sino a todos los demás y al éxito general de la empresa. Si la ampliación del alcance es un reto habitual en la mayoría de tus proyectos, es probable que tu equipo esté sobrecargado de trabajo, agotado, sea menos productivo y esté a punto de marcharse.

Plazos retrasados: La filtración del alcance no es divertida para nadie. Casi el 50 por ciento de los proyectos experimentan una ampliación del alcance, sólo el 57 por ciento terminan dentro del presupuesto y sólo el 51 por ciento terminan dentro de plazo. Usted y su equipo se ven sobrecargados de trabajo sin que se vislumbre el final del proyecto. Los plazos se retrasan, todo el mundo se siente frustrado, incluido el cliente, la calidad del trabajo se ve comprometida y ni siquiera se gana dinero.

Cómo evitar el Scope Creep

• Documente claramente el alcance total del proyecto al inicio del mismo, incluidos todos los requisitos.

• Establezca un proceso para gestionar los cambios, de modo que si alguien propone un cambio, exista un sistema controlado sobre cómo se revisará, aprobará o rechazará ese cambio, y se aplicará si procede.

• Comunique el alcance de forma clara y frecuente a las partes interesadas.

• Recuerde que el objetivo es la resolución de problemas, no la confrontación. Tú y tu cliente seguís trabajando por el mismo objetivo: hacer algo que beneficie a su negocio y al tuyo.

• Cuando sea posible, ofrezca una lista de opciones o posibles sustitutos para ayudar a encontrar una solución.

• Sepa cuándo decir no. Un no bien razonado siempre es mejor que un sí mal pensado.

• Divida los proyectos largos en subproyectos. Los proyectos más pequeños tienen plazos más ajustados y, por tanto, menos margen para desviaciones del alcance.

La expansión del alcance es muy real y, a menos que la definas al principio de tus proyectos, no serás capaz de reconocer las señales. Antes de que te des cuenta, estarás sobrepasado, prometiendo más de la cuenta y cumpliendo menos de lo prometido, y todo ello mermando tus beneficios.