El proceso creativo: Joshua Zerkel sobre el desarrollo del proceso

Puede ser difícil establecer procesos dentro de su agencia y al mismo tiempo mantener contentos a todos.

Los jefes de equipo y de proyecto quieren estructura. Sin procesos estables, los proyectos pueden acabar en un torrente de confusión y adrenalina.

Mientras tanto, los creativos tienden a resistirse a los flujos de trabajo y sistemas estructurados. Les preocupa que puedan obstaculizar su proceso creativo y robarles tiempo innecesario.

Resulta que establecer procesos y flujos de trabajo en tu agencia creativa no sólo evitará el caos, sino que ahorrará mucho tiempo a todos. Las empresas norteamericanas pierden hasta 20-23 horas cada semana por no crear, aplicar y seguir procedimientos operativos.

Imagine lo que usted y su equipo podrían conseguir si pudieran recuperar aunque sólo fuera una fracción de esas horas. Entonces, ¿cómo hacerlo? Esta es una pregunta que le hice a Joshua Zerkel, Jefe de la Comunidad Global de Asana, en un episodio reciente de "In Systems We Trust".

El truco está en desarrollar procesos lo bastante estructurados para ser eficientes, pero lo bastante flexibles para adaptarse a los distintos proyectos de tu agencia y a los diferentes estilos de trabajo de tus compañeros. Si quieres aumentar la productividad y rentabilidad de tu agencia sin comprometer su producción creativa ni la felicidad de sus empleados, ¡escucha el episodio hoy mismo!

Hemos extraído algunos de los puntos clave de nuestra conversación y hemos creado una lista de "buenas prácticas" para que las sigas. A continuación encontrarás las 5 mejores.

1. Dejar claro quién hace qué

Por muy organizado que estés o por muchas listas de control que tengas, si las funciones y responsabilidades no están claramente definidas, las cosas se complicarán. La gente se sentirá desconectada, el trabajo se perderá y los clientes estarán descontentos.

Y los clientes insatisfechos pueden amenazar la rentabilidad a largo plazo y la supervivencia general de su empresa.

Evite todo esto utilizando una plataforma de gestión de proyectos. Con servicios como Asanapuedes asignar y hacer un seguimiento de los proyectos en un solo lugar.

Estas herramientas son increíblemente valiosas en nuestro entorno actual, en el que todo el mundo trabaja a distancia. Puede que estés gestionando un equipo de diez personas diferentes repartidas en distintas zonas horarias, pero con una plataforma de gestión de proyectos puedes hacer un seguimiento de todo desde un mismo lugar.

2. Optimizar la incorporación de clientes

Firmar con un nuevo cliente es un proceso emocionante pero complejo.

La forma en que se incorpora a los nuevos clientes marca la pauta de la relación que mantendrá con ellos. También reduce la pérdida de clientes y crea una valiosa fidelidad a la marca.

Para ofrecer a sus clientes un proceso de incorporación coherente y sin fisuras, su agencia debe establecer procedimientos operativos estándar. Contar con estos procedimientos os prepara a ti y al cliente para el éxito y hará que la relación con el cliente siga siendo fluida en el futuro.

3. Diagrame su flujo de trabajo

Es posible conseguir un flujo de trabajo perfecto sin someter a su agencia a una revisión radical.

Empiece por analizar su flujo de trabajo actual y busque las mejores formas de optimizarlo. Vaya paso a paso.

Cuando documentas todas las tareas de tu agencia, todo el mundo tiene una idea clara de lo que está haciendo y cuáles son sus prioridades.

Busque lugares en los que haya un cruce entre dos equipos. Se trata de una redundancia que hay que solucionar o de una posible oportunidad de colaboración?

4. Integre todas sus herramientas en un único flujo de trabajo

Una vez que tu equipo esté satisfecho con el software de gestión de proyectos y hayas solucionado los problemas del proceso, haz que tu flujo de trabajo sea más eficiente uniendo todas las herramientas que utilizas.

Tanto si las necesita para tareas especializadas como para adaptarse a la forma de trabajar de sus clientes, su equipo necesitará utilizar algunas otras herramientas de vez en cuando.

Consulta las integraciones disponibles con tu plataforma de gestión de proyectos. Asana se vincula directamente con Google Cloud y teamwork ofrece una variedad de integraciones. Si todo lo demás falla, siempre hay Zapier¡!

Estas integraciones no sólo facilitan el trabajo desde un único lugar, sino que también evitan que pierdas la concentración cambiando de aplicación cada pocos minutos.

5. La pirámide de la claridad

Aunque parezca sacada de una película de Indiana Jones, una pirámide de claridad puede tener enormes beneficios para su agencia.

Una pirámide de claridad es cuando existe una alineación clara desde la cúspide de la pirámide. Es decir, desde la misión y la visión general de la agencia hasta los objetivos e iniciativas, pasando por las tareas individuales.

Esto significa que todo el mundo sabe no sólo en qué está trabajando, sino también cómo asciende en la empresa y contribuye a los objetivos generales que usted intenta alcanzar.

Permite que la gente entienda por qué está ahí. Les impide preguntarse cosas como: "¿Por qué estoy trabajando en esto?" y "¿Por qué importa?".

Muchas otras empresas comprenden los sistemas y procesos y reconocen su valor. Pero los ven como algo a lo que aspiran otras empresas. No creen que puedan implantar estos sistemas en sus agencias porque están demasiado ocupadas con el trabajo diario.

Y a ellos les decimos que dedicar tiempo a desarrollar estos procesos es una inversión en escala. Es una inversión en su gente para que puedan sentirse más exitosos. Es una inversión en organización y cordura.

Incluso en los mejores días de trabajo, las cosas pueden parecer fuera de control. Pero el desarrollo de procesos de flujo de trabajo es algo que puede tener bajo control. Puede definir cómo hace su trabajo, documentar cómo se hace y facilitar a su personal la comprensión de lo que debe hacer. Dispondrán de las herramientas necesarias para consultar la documentación y las metodologías que les ayudarán a racionalizar quién hace qué y cuándo.

Si te interesa saber cómo tu agencia puede implantar sistemas y procesos, lograr la alineación de los equipos e implantar plataformas de gestión de proyectos, echa un vistazo a "In Systems We Trust". Está disponible en todas las plataformas de podcast y contiene montones de consejos, recomendaciones y sugerencias.

Después de haber dado nuestro último episodio escucha nuestro último episodio, ¡ponte en contacto con el equipo de Cirface! Podemos ayudar a crear claridad en toda tu organización mediante la creación de sistemas de gestión del trabajo para ampliar tu negocio de forma rentable.