4 formas de mejorar sus sistemas y procesos empresariales en 2023

Todos hemos oído hablar de esas empresas punteras en las que todo el mundo quiere trabajar. Entonces, ¿cuál es la salsa secreta que hace que esas organizaciones sean tan deseables? Normalmente, una parte importante de la empresa es una excelente cultura organizativa. Poner a los equipos en primer lugar conduce a empleados leales y felices. Es una garantía que esto haga que sus empleados se sientan como dentro de la empresa. También tienen directrices específicas y estrictas para sus procedimientos que garantizan que todas las operaciones se alinean con la marca de la empresa.

Procedimientos normalizados de trabajo

Son las minúsculas tareas y procedimientos cotidianos que se interrelacionan para crear los componentes básicos de una organización. Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT ) organizan los procesos cotidianos y los programas de trabajo en todos los niveles de una empresa. Parece algo tan sencillo y obvio para mejorar el rendimiento, pero muchas organizaciones no utilizan los PNT en sus operaciones. Y lo pagan con trabajo mal gestionado y tiempo perdido.

Sin un proceso de seguimiento, es casi imposible garantizar que todo el trabajo se realiza correctamente y a tiempo. Además, cuando no hay seguimiento, el trabajo se rehace y se pierde un tiempo valioso. Con PNT personalizados para su empresa, puede reasignar ese valioso tiempo a la estrategia, la resolución de problemas y el pensamiento creativo. Todos los componentes necesarios para que una empresa prospere.

Los procedimientos normalizados de trabajo garantizan que los procedimientos se llevan a cabo de acuerdo con sus elevados estándares, al tiempo que mantienen a su empresa en línea. Usted tiene la obligación legal de asegurarse de que su empresa cumple la legislación y las normas éticas aplicables. Los procedimientos normalizados de trabajo garantizan que todos los niveles de su organización siguen las mismas normas y mantienen a su empresa alejada de los problemas.

Otras ventajas de los PNT:

• No se duplica el trabajo

• Mayor claridad en el trabajo

• Mayor compromiso del equipo

• Uniformidad de los resultados de la empresa

• Los resultados se ajustan a las normas del sector

Sistemas de gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos proporcionan a una empresa un enfoque sistemático de los flujos de trabajo de una organización. Estos flujos de trabajo proporcionan a los equipos claridad sobre sus proyectos y tareas diarias para ayudarles a cumplir sus metas individuales y los objetivos de la empresa.

Independientemente del sector al que pertenezca su empresa, la innovación y el pensamiento estratégico son "donde se produce la magia para su negocio". Un sistema de gestión del trabajo ayuda a coordinar a los empleados, para que puedan mantenerse al día con los proyectos prioritarios y es fácil para el nivel ejecutivo para realizar un seguimiento del rendimiento.

Las tareas cotidianas son las que mantienen su empresa abierta y en funcionamiento, pero es la colaboración en proyectos y la innovación lo que ayuda a una organización a crecer y seguir siendo competitiva en el mercado. Los sistemas de gestión de proyectos sustituyen la ansiedad por la confianza, para que tus empleados puedan llevar a cabo el proceso creativo mientras se centran en el trabajo que importa.

Delegar material en su equipo le quita la carga de tareas de encima y le permite centrarse en la estrategia de más alto nivel. Que usted sepa hacer las tareas básicas del día a día que mantienen su empresa en funcionamiento no significa que deba hacerlo. Deje que sus empleados trabajen para usted compartiendo tareas y aproveche mejor su tiempo como gestor de proyectos.

Documentación de procesos

¿Ha recibido alguna vez un documento de diez páginas casi imposible de entender? ¿O ha recibido directrices confusas y se esperaba que las siguiera?

Desde una perspectiva interna, si quiere que sus empleados sigan sus procedimientos personalizados, debe presentar la información de forma fácilmente digerible. Una documentación mal ejecutada puede ser difícil de entender e imposible de encontrar lo que se busca.

La uniformidad en la documentación de los procesos es importante para estar al día y en consonancia con la marca de la empresa. También es fácil de seguir cuando la documentación es visualmente atractiva. Hoy en día, todo el mundo quiere consumir información fácil de leer y del tamaño de un bocado.

Otra tarea que consume mucho tiempo a los empleados es buscar documentación "aprobada" que puedan utilizar o crear la suya propia... ¡un gran error! Esto puede dar lugar a una falta de alineación de la marca de la organización y a incoherencias en la documentación, lo que genera aún más confusión. Disponer de documentación correcta, bien elaborada y específica de la empresa en un lugar de fácil acceso elimina la incertidumbre de la situación.

Si tiene empleados que trabajan desde distintos lugares, estos documentos de proceso les darán la orientación que necesitan para hacer su trabajo. El equipo de Cirface puede crear documentación personalizada que sea fácil de entender y agilice las operaciones de tu empresa.

Procedimientos de incorporación

No hay nada mejor que encontrar a las personas perfectas para su empresa. La adquisición de talento es una parte importante de cualquier organización, pero la retención de ese talento es aún más vital. La incorporación, también conocida como socialización organizativa, agiliza los procedimientos que permiten comunicar al nuevo empleado la estructura organizativa y la cultura de la empresa.

Los procedimientos integrales de incorporación no sólo benefician al recién contratado, sino que también facilitan la vida al equipo de recursos humanos. Seguir los procedimientos adecuados hace que el establecimiento del nuevo puesto sea una práctica sencilla y fácil. En el proceso se incluye toda la documentación requerida y la información necesaria, para que su equipo pueda hacer que el proceso sea lo más fluido posible.

Los procedimientos para las nuevas contrataciones crean repetición de la operación, lo que a su vez le permite optimizar el proceso de incorporación para sus necesidades organizativas específicas. Esta coherencia permite a su empresa integrar al nuevo empleado en la cultura de la empresa, al tiempo que le proporciona un calendario para la configuración del puesto y el horario de trabajo. Una incorporación adecuada significa que sus nuevos empleados conocen bien la información necesaria, las habilidades y el comportamiento apropiado para su organización. Esta combinación significa que puede establecer expectativas realistas para usted y su nuevo empleado.

La incorporación es más fácil a través de procedimientos bien pensados y replicados que enfatizan su marca y los mensajes clave detrás de la empresa... ¡una vez que hayamos terminado, todo el mundo querrá formar parte de su equipo!

Ventajas de los procedimientos estructurados de incorporación:

• Cumplimiento de la política de la organización

• Claridad del empleo

• Cultura de empresa

• Conexión con el resto del equipo

Cirface entiende que cada empresa tiene una oferta única y que eso debe quedar patente en todos los aspectos de sus operaciones. Los procedimientos operativos estándar, los sistemas de gestión de proyectos, la documentación de procesos y los procedimientos de incorporación son solo algunas de las formas en que nuestro equipo puede mejorar aún más las operaciones de su empresa.