Llevar el minimalismo al flujo de trabajo de su equipo con Bastien Siebman

El término"mejora de procesos" suena bastante sencillo: Mejorar los procesos mediante algún tipo de cambio. Sin embargo, los directivos y empleados suelen desarrollar procesos empresariales sin una previsión clara o una comprensión real de cómo encaja cada proceso en la estructura organizativa más amplia de la empresa.

Cuando esto ocurre, suele sobrevenir el caos y la confusión. Y cuando una empresa se encuentra en un estado de caos y confusión, suele llamar a Bastien Siebman.

Bastien es desarrollador web a tiempo completo, Asana Certified Pro y CEO de Minimalist Work.

Bastien lanzó Minimalist Work para ayudar a las empresas a simplificar y agilizar sus procesos internos. También las forma en Asana, enseñándoles a utilizarlo correctamente para conseguir un flujo de trabajo eficiente.

Recientemente, Bastien fue invitado en mi podcast, "In Systems We Trust". Hablamos sobre SOPs, su pasión por Asana, y todas las cosas minimalistas. Bastien es un gran conocedor, así que te recomiendo que escuches su episodio. Mientras tanto, he recopilado algunos puntos clave de nuestra conversación a continuación.

No compliques las cosas en exceso

Si bien Bastien ama Asana tanto como yo, reconoce un obstáculo para la colaboración entre empresas: Asana no tiene la capacidad de tener un espacio de trabajo compartido entre dos cuentas separadas.

Entonces, cuando Bastien, que tiene su propia Asana, comienza a trabajar con un nuevo cliente que también usa Asana, ¿qué hacen? ¿El cliente se une al flujo de trabajo de Bastien? ¿O se pasa al suyo?

Bastien recomienda no hacer ninguna de estas cosas. Hasta que Asana ofrezca a las empresas la posibilidad de crear un tercer espacio de trabajo compartido, Bastien dice que es mejor utilizar otra aplicación como Slack. De ese modo, no hay problemas de acceso ni de quién tiene contraseñas para qué. Es un terreno de juego neutral.

Cómo evitar el trabajo sobre el trabajo

Le hice a Bastien la pregunta que hago a todos los invitados de mi podcast: cómo ayuda a sus clientes a evitar el trabajo sobre el trabajo y cómo lo evita él mismo.

En su caso, Bastien admite que se le da mejor ayudar a los clientes que ayudarse a sí mismo. "Sigo trabajando sobre el trabajo porque tengo que gestionar mi propio Asana", dice, "limpiar y completar tareas. Mantener las cosas organizadas y priorizadas".

Sin embargo, ¡intenta reducirlo todo lo posible! "Por ejemplo, si tengo una tarea que sigo posponiendo cada semana, en algún momento, simplemente voy a eliminar esa tarea. Porque realmente no quiero hacer eso".

El objetivo de Bastien es reducir el número de veces que él o sus clientes tienen que interactuar con una tarea. Cuando hay un gran número de pasos que requieren una interacción, se necesita mucha energía mental.

Bastien ahorra a sus clientes esa energía mental simplificando sus flujos de trabajo para que sean claros pero tengan menos pasos.

Utilizar plantillas

Hace uno o dos años, Asana lanzó plantillas de proyecto que sus usuarios podían comprar. Pero para entonces, Bastien ya llevaba años creando sus propias plantillas para clientes.

Bastien utiliza el proceso de creación de estas plantillas con un cliente para empezar a identificar las lagunas de su flujo de trabajo.

"Cuando les pides que dibujen su línea de tiempo, se dan cuenta de que tienen conflictos y discrepancias que podrían recortar", dice Bastien.

"Se dan cuenta de que durante varios años han estado luchando con sus flujos de trabajo internos que no tenían sentido. Y entonces el director general se queda desconcertado porque no tenía ni idea".

Por eso Bastien crea plantillas sencillas y fáciles de seguir que garantizan que todo el mundo esté de acuerdo. Se acabaron los pasos innecesarios y las discrepancias.

¿Qué no tienen en cuenta los empresarios a la hora de planificar los procesos?

Esta es otra pregunta que hago a casi todas las personas que tengo como invitadas en el podcast. Bastien les diría a los empresarios que invitaran a alguien de fuera.

"Creo que merece la pena que alguien de fuera venga y te ayude a planificar tus flujos de trabajo y procedimientos operativos normalizados. Porque no te das cuenta de lo desordenados que están hasta que otra persona te mete las narices".

Su otro consejo es simplificar al máximo. ¿Realmente necesita tres aprobaciones antes de publicar esta entrada de blog? ¿O basta con dos, o incluso una? Cuanto más complicadas sean las cosas, más posibilidades hay de que se pierdan y la calidad del trabajo se resienta.

Los procesos empresariales bien diseñados ponen a sus equipos en la senda del éxito. Todos tienen claras sus funciones y responsabilidades y trabajan con una visión clara hacia el objetivo final.

Disfruté mucho de mi conversación con Bastien. Rara vez conozco a alguien tan apasionado por Asana como yo.

Aunque hay muchos consejos útiles en este artículo, te recomiendo encarecidamente que escuches episodio completo de Bastien de "In Systems We Trust" para profundizar en sus conocimientos y experiencia. Y ya que estás ahí, suscríbete para recibir automáticamente consejos, recomendaciones y sugerencias directamente en tu plataforma de podcast preferida.

Si te ha gustado el episodio o tienes alguna pregunta sobre cómo tu empresa puede mejorar sus flujos de trabajo y procesos, ponte en contacto con el equipo de Ditto hoy mismo.